Proformarechnungen

In plentymarkets kannst du Proformarechnungen als PDF-Dateien generieren, um diese z.B. zu drucken oder als E-Mail-Anhang zu verschicken. Proformarechnungen werden in der Regel als Vorabrechnungen oder als Grundlage für steuerliche Zwecke, zum Beispiel für den Zoll bei Einfuhr- und Ausfuhrlieferungen, genutzt.

1. Dokumentenvorlage für Proformarechnungen einrichten

Bevor du Proformarechnungen generieren kannst, muss eine Dokumentenvorlage eingerichtet werden. Dies geschieht im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente » Proformarechnung.
Weitere Informationen und Anleitungen zur Einrichtung der Dokumentenvorlage findest du auf der Handbuchseite Auftragsdokumente.

Angaben zu Zahlungsziel und Skonto auf der Proformarechnung

Damit Angaben zu Zahlungsbedingungen (Valuta, Zahlungsziel, Skonto) auf Proformarechnungen angezeigt werden, müssen diese beim Einrichten der Dokumentenvorlage für Proformarechnungen aktiviert werden.

2. Einzelne Proformarechnungen erzeugen

Proformarechnungen kannst du manuell an verschiedenen Auftragstypen erzeugen. Zur Verfügung steht dir die Proformarechnung bei Aufträgen, Angeboten, Vorbestellungen, Reparaturen, Gewährleistungen und bei Lieferaufträgen. Gehe dabei wir im Folgenden beschrieben vor.

Proformarechnung manuell erzeugen:

Öffne das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
→ Die Auftragsübersicht öffnet sich.
Suche () anhand der Filtereinstellungen den Auftrag, für den eine Proformarechnung erzeugt werden soll.
Öffne den gewünschten Auftrag.
Wechsle in das Tab Belege.
Wähle aus der Dropdown-Liste Beleg erstellen das Dokument Proformarechnung aus.
Nimm die Einstellungen anhand Tabelle 1 vor.
Speichere () die Einstellungen, um die Proformarechnung zu erzeugen.
→ Es öffnet sich eine PDF-Datei mit der soeben erzeugten Proformarechnung.

Tabelle 1. Einstellungen für Proformarechnungen im Menü **Beleg erstellen**
Einstellung	Erläuterung
Datum	Gib das Datum an, das als Rechnungsdatum auf der Proformarechnung angezeigt wird. Standardmäßig ist das aktuelle Datum voreingestellt.
Nummer	Die Nummer des Dokuments wird automatisch vergeben. Hier muss keine Angabe gemacht werden.
Valuta/Zahlungsziel/Skonto (alte Logik)	Achtung: Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn du die alte Logik nutzt. Diese wird zum 01.01.2021 abgeschaltet. Wir empfehlen daher die zeitnahe Umschaltung auf die neue Logik. Mit JA oder NEIN auswählen, ob Zahlungsziel, Valuta oder Skonto auf der Proformarechnung angezeigt werden. Hinweis: Damit diese Informationen korrekt auf der Proformarechnung angezeigt werden, müssen sie am entsprechenden Kunden im Menü CRM » Kontakte im Bereich Firma hinterlegt sein.
Zahlungsziel (alte Logik)	Achtung: Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn du die alte Logik nutzt. Diese wird zum 01.01.2021 abgeschaltet. Wir empfehlen daher die zeitnahe Umschaltung auf die neue Logik. Soweit noch nicht in den Kundendaten hinterlegt, hier eine Anzahl von Tagen eingeben, die als Zahlungsziel auf der Proformarechnung erscheinen soll.
Skonto von X % bei Zahlung binnen X Tagen (alte Logik)	Achtung: Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn du die alte Logik nutzt. Diese wird zum 01.01.2021 abgeschaltet. Wir empfehlen daher die zeitnahe Umschaltung auf die neue Logik. Soweit noch nicht in den Kundendaten hinterlegt, hier einen Prozentsatz und eine Anzahl von Tagen angeben, um die Skontobedingungen festzulegen.
Buche Warenausgang	Mit JA oder NEIN auswählen, ob mit dem Erzeugen der Proformarechnung auch der Warenausgang gebucht werden soll.
Ändere Auftragsstatus auf Status	Einen Status wählen, in den der Auftrag nach dem Erzeugen der Proformarechnung wechseln sollen. Wenn kein Statuswechsel gewünscht ist, die Option Keine Änderung wählen.
Kommentar	Einen Text eingeben, der auf der Proformarechnung unterhalb der Artikelpositionen angezeigt wird. Die Eingabe ist optional.