Skip to main content

Mahnungen

In plentymarkets kannst du Mahnungen als PDF-Dateien generieren, um diese z.B. zu drucken oder deinen Kund:innen als E-Mail Anhang zukommen zu lassen.
Eine Mahnung verwendest du nach Ablauf der Zahlungsfrist, um deine Kund:innen an die ausstehende Zahlung zu erinnern. Sie kann nur erstellt werden, wenn für den Auftrag bereits eine Rechnung existiert, da diese beide Dokumententypen in Abhängigkeit zueinander stehen. Daher ist es auch nur möglich eine Rechnung zu stornieren, wenn du vorher eventuell bestehende Mahnungen stornierst. Dafür gibt es einen eigenen Dokumententyp, den Stornobeleg Mahnung.
Es stehen dir 4 Mahnstufen zur Verfügung. Du hast also die Möglichkeit, Kund:innen mehrmals zur Zahlung aufzufordern und für jede Aufforderung eine neue Mahnung mit jeweils anderen Mahngebühren zu erstellen. Lege daher für jede Mahnstufe Mahngebühren fest, die du vorher als Varianten-ID angelegt hast. Diese Varianten-ID fügst du dann bei der Erstellung des Dokumentes als Wert ein, wie in Tabelle 1 beschrieben.
Diese Funktionen folgen steuerrechtlichen Vorgaben und helfen dir somit, GoBD konform zu arbeiten.

1. Dokumentenvorlage für Mahnungen einrichten

Bevor du Mahnungen generieren kannst, muss eine Dokumentenvorlage eingerichtet werden. Dies geschieht im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente »Mahnung.
Weitere Informationen und Anleitungen zur Einrichtung der Dokumentenvorlage findest du auf der Handbuchseite Auftragsdokumente.

2. Einzelne Mahnung erzeugen

Eine einzelne Mahnung kannst du in plentymarkets bei Bedarf manuell direkt am Auftrag erzeugen.

Einzelne Mahnung erzeugen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
    → Die Auftragsübersicht öffnet sich.

  2. Suche () anhand der Filtereinstellungen den Auftrag, für den eine Mahnung erzeugt werden soll.

  3. Wechsle in das Tab Belege.

  4. Wähle aus der Dropdown-Liste Beleg erstellen das Dokument Mahnung aus.

  5. Nimm die Einstellungen anhand Tabelle 1 vor.

  6. Speichere () die Einstellungen, um die Mahnung zu erzeugen.
    → Es öffnet sich eine PDF-Datei mit der soeben erzeugten Mahnung.

Tabelle 1. Einstellungen für Mahnungen im Menü Beleg erstellen
Einstellung Erläuterung

Datum

Gib das Datum an, das auf der Mahnung angezeigt wird. Standardmäßig ist das aktuelle Datum voreingestellt.

Nummer

Die Nummer des Dokuments wird automatisch vergeben. Hier muss keine Angabe gemacht werden.

Buche Warenausgang

Mit JA oder NEIN auswählen, ob mit dem Erzeugen der Mahnung auch der Warenausgang gebucht werden soll.

Ändere Auftragsstatus auf Status

Einen Status wählen, in den der Auftrag nach dem Erzeugen der Mahnung wechseln soll. Wenn kein Statuswechsel gewünscht ist, die Option Keine Änderung wählen.

Varianten-ID

Eine Mahngebühr musst du als eigenständigen Artikel mit einem Preis anlegen. Dieser Artikel wird dann als separater Posten auf der Mahnung angezeigt und gibt die Mahngebühr aus. Wenn du den Artikel angelegt hast, kannst du die entsprechende ID der Hauptvariante hier eintragen. Diese wird dann automatisch allen generierten Mahnungen hinzugefügt.
Mehr Informationen und Anleitungen zum Erstellen von Artikeln findest du auf der Handbuchseite Artikel verwalten.

Kommentar

Einen Text eingeben, der auf der Mahnung unterhalb der Artikelpositionen angezeigt wird. Die Eingabe ist optional.

3. Mehrere Mahnungen erzeugen

Sollen mehrere Mahnungen zugleich erzeugt werden, kannst du über einen Suchfilter im Menü Aufträge » Fulfillment festlegen, welche Aufträge berücksichtigt werden. Zudem kannst du in diesem Menü festlegen, ob der Status des Auftrags geändert werden soll, nachdem die Mahnungen erzeugt wurden.

Mehrere Mahnungen erzeugen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Fulfillment » Mahnungen erzeugen.

  2. Nimm die Einstellungen anhand Tabelle 2 vor.
    Beachte, dass die Einstellungen sowohl Suchfilter als auch Aktionen umfassen.

  3. Klicke auf das Zahnrad (), um die Mahnungen zu erzeugen.
    → Es öffnet sich eine PDF-Datei, in der die zugehörigen Mahnungen aller von dir durch die Suchfilter bestimmten Aufträge enthalten sind.

Tabelle 2. Optionen im Menü Mahnungen erzeugen
Einstellung Erläuterung

Auftragsdatum von …​ bis

Begrenze die zu mahnenden Aufträge durch Auswahl eines Anfangs- und Enddatums aus den Kalendern. Es werden die Aufträge gefunden, die im gewählten Zeitraum eingegangen sind.

Auftragsstatus

Aus der Liste den Status der Aufträge wählen, die für das Erzeugen der Mahnungen berücksichtigt werden sollen.

Land

Wähle ein Land aus, auf das die Suche beschränkt werden soll oder die Option ALLE.

Eigner

Wähle einen Eigner aus, für dessen Aufträge die Mahnungen erzeugt werden sollen oder die Option ALLE, wenn für alle Eigner die Mahnungen erzeugt werden sollen.

Standort

Wähle einen Standort aus, für den die Mahnungen erzeugt werden sollen.

Lager

Wähle ein Lager oder ALLE aus.

Zahlungsart

Wähle eine der Zahlungsarten oder ALLE aus.

Sortierung

Lege fest, wie die erzeugten Mahnungen sortiert werden sollen. Die Optionen Auftrags-ID und Kunden-ID geben verschiedene Sortierungen aus.

Ändere Auftragsstatus (Aktion)

Wähle einen Status, in den die Aufträge nach Erzeugung der Mahnungen wechseln sollen.
Der Statuswechsel ist wichtig, damit für bereits bearbeitete Aufträge ein Prozess nicht noch einmal durchgeführt wird.

Varianten-ID (Aktion)

Eine Mahngebühr musst du als eigenständigen Artikel mit einem Preis anlegen. Dieser Artikel wird dann als separater Posten auf der Mahnung angeziegt und gibt die Mahngebühr aus. Wenn du den Artikel angelegt hast, kannst du die ID der Hauptvariante des Artikels hier eintragen. Diese wird dann automatisch allen generierten Mahnungen hinzugefügt.
Mehr Informationen und Anleitungen zum Erstellen von Artikeln findest du auf der Handbuchseite Artikel verwalten.

Kommentar

Einen Text eingeben, der auf allen Mahnungen unterhalb der Artikelpositionen angezeigt wird. Die Eingabe ist optional.

4. Stornobeleg Mahnung erstellen

Einen Stornobeleg Mahnung nutzt du, um eine Mahnung zu stornieren. Dies kann z.B. vorkommen, wenn du eine Rechnung stornieren willst und bereits eine oder mehrere Mahnungen existieren. In diesem Fall müssen erst die Mahnungen storniert werden, bevor die Rechnung storniert werden kann.

Wie bei anderen Dokumententypen auch, muss zunächst eine Dokumentenvorlage eingerichtet werden. Dies geschieht im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente » Stornobeleg Mahnung. Weitere Informationen und Anleitungen zur Einrichtung der Dokumentenvorlage findest du auf der Handbuchseite Auftragsdokumente.

Nach Einrichtung der Dokumentenvorlage können die Stornobelege Mahnung direkt am Auftrag erstellt werden. Gehe dabei wie im Folgenden beschrieben vor:

Stornobeleg Mahnung erstellen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
    → Die Auftragsübersicht öffnet sich.

  2. Suche () anhand der Filtereinstellungen den Auftrag, für den ein Stornobeleg Mahnung erzeugt werden soll.

  3. Wechsle in das Tab Belege.

  4. Wähle aus der Dropdown-Liste Beleg erstellen das Dokument Mahnungsstorno aus.

  5. Nimm die Einstellungen anhand Tabelle 3 vor.

  6. Speichere () die Einstellungen, um den Stornobeleg Mahnung zu erzeugen.
    → Es öffnet sich eine PDF-Datei mit dem soeben erzeugten Stornobeleg Mahnung.

Tabelle 3. Einstellungen für Stornobelege Mahnung im Menü Beleg erstellen
Einstellung Erläuterung

Datum

Gib das Datum an, das auf dem Stornobeleg Mahnung angezeigt wird. Standardmäßig ist das aktuelle Datum voreingestellt.

Nummer

Die Nummer des Dokuments wird automatisch vergeben. Hier muss keine Angabe gemacht werden.

Buche Warenausgang

Mit JA oder NEIN auswählen, ob mit dem Erzeugen des Stornobelegs Mahnung auch der Warenausgang gebucht werden soll.

Ändere Auftragsstatus auf Status

Einen Status wählen, in den der Auftrag nach dem Erzeugen des Stornobelegs Mahnung wechseln soll. Wenn kein Statuswechsel gewünscht ist, die Option Keine Änderung wählen.

Kommentar

Einen Text eingeben, der auf dem Stornobeleg Mahnung unterhalb der Artikelpositionen angezeigt wird. Die Eingabe ist optional.

Zum Seitenanfang