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Korrekturbelege

Einen Korrekturbeleg nutzt du, wenn eine Korrektur für einen Auftrag notwendig ist. Stell dir zum Beispiel vor, du kannst einer Kund:in nur zwei von seinen drei bestellten Artikelpositionen zusenden. Du teilst dies deiner Kund:in, diese entscheidet sich für eine Rückerstattung des Geldes für den fehlenden Artikel. Was machst du? Du legst zu diesem Auftrag einen Auftragstyp Gutschrift an, damit der Vorgang technisch im System abgebildet ist. Erst dann ist es möglich in diesem Auftragstyp Gutschrift einen Korrekturbeleg zu erstellen. Du kannst entweder einen einzelnen oder mehrere Korrekturbelege erzeugen. Erstelle PDF-Dateien, um diese z.B. zu drucken oder deinen Kund:innen als E-Mail-Anhang zukommen zu lassen.

1. Dokumentenvorlage für Korrekturbelege einrichten

Bevor du Korrekturbelege generieren kannst, muss eine Dokumentenvorlage eingerichtet werden. Dies geschieht im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente » Korrekturbeleg.
Weitere Informationen und Anleitungen zur Einrichtung der Dokumentenvorlage findest du auf der Handbuchseite Auftragsdokumente.

2. Einzelnen Korrekturbeleg erzeugen

Korrekturbelege können nur für den Auftragstypen Gutschrift erzeugt werden. Um einen einzelnen Korrekturbeleg manuell aus einem bestimmten Gutschriftauftrag zu erzeugen, gehe wie im Folgenden beschrieben vor.

Einzelnen Korrekturbeleg erzeugen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
    → Die Auftragsübersicht öffnet sich.

  2. Suche () anhand der Filtereinstellungen den Auftrag, für den ein Dokument Gutschrift erzeugt werden soll.

  3. Öffne den gewünschten Auftrag.

  4. Wechsle in das Tab Belege.

  5. Wähle aus der Dropdown-Liste Beleg erstellen das Dokument Korrekturbeleg aus.

  6. Nimm die Einstellungen anhand Tabelle 1 vor.

  7. Speichere () die Einstellungen, um den Korrekturbeleg zu erzeugen.
    → Es öffnet sich eine PDF-Datei mit dem soeben erzeugten Korrekturbeleg.

Tabelle 1. Optionen im Tab Belege
Einstellung Erläuterung

Datum

Gib das Datum an, das auf dem Korrekturbeleg angezeigt wird. Standardmäßig ist das aktuelle Datum voreingestellt.

Nummer

Die Nummer des Dokuments wird automatisch vergeben. Hier muss keine Angabe gemacht werden.

Ändere Auftragsstatus auf Status

Einen Status wählen, in den der Gutschriftauftrag nach dem Erzeugen des Korrekturbelegs wechseln soll. Wenn kein Statuswechsel gewünscht ist, die Option Keine Änderung wählen.

Kommentar

Einen Text eingeben, der auf dem Korrekturbeleg unterhalb der Artikelpositionen angezeigt wird. Die Eingabe ist optional.

3. Mehrere Korrekturbelege erzeugen

Sollen mehrere Korrekturbelege zugleich erzeugt werden, legst du über Suchfilter im Menü Aufträge » Fulfillment fest, welche Gutschriftaufträge berücksichtigt werden. Zudem kannst du in diesem Menü bestimmen, ob der Status des Gutschriftauftrags geändert werden soll, nachdem die Korrekturbelege erzeugt wurden.

Mehrere Korrekturbelege erzeugen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Fulfillment » Gutschriften / Korrekturbelege erzeugen.

  2. Nimm die Einstellungen anhand Tabelle 2 vor.
    Beachte, dass die Einstellungen sowohl Suchfilter als auch Aktionen umfassen.

  3. Klicke auf das Zahnrad (), um den Korrekturbeleg zu erzeugen.
    → Es öffnet sich eine PDF-Datei, in der die zugehörigen Korrekturbelege aller von dir durch die Suchfilter bestimmten Gutschriftaufträge enthalten sind.

Tabelle 2. Optionen im Untermenü Gutschriften / Korrekturbelege erzeugen
Einstellung Erläuterung

Dokumenttyp

Wähle aus der Dropdown-Liste Korrekturbeleg aus.

Auftragsstatus

Wähle aus der Dropdown-Liste den Status der Gutschriftaufträge aus, die für die Korrekturbelege berücksichtigt werden sollen.

Eigner

Wähle einen Eigner aus, für dessen Aufträge die Korrekturbelege erzeugt werden sollen oder die Option ALLE, wenn für alle Eigner die Korrekturbelege erzeugt werden sollen.

Standort

Wähle einen Standort aus, für den die Korrekturbelege erzeugt werden sollen.

Lager

Wähle ein Lager oder ALLE aus.

Zahlungsart

Wähle eine der Zahlungsarten oder die Option ALLE.

Sortierung

Lege fest, wie die erzeugten Korrekturbelege sortiert werden sollen. Die Optionen Gutschriftennummer, Auftrags-ID, Kunden-ID und Artikel-ID geben verschiedene Sortierungen aus.

Limit

Lege fest, wie viele Korrekturbelege maximal pro Durchgang erzeugt werden. Das Maximum liegt bei 200.

Ändere Auftragsstatus (Aktion)

Wähle einen Status, in den die Gutschriftaufträge nach Erzeugung der Korrekturbelege wechseln sollen.
Der Statuswechsel ist wichtig, damit für bereits bearbeitete Aufträge ein Prozess nicht noch einmal durchgeführt wird.

Kommentar

Einen Text eingeben, der auf den Korrekturbelegen unterhalb der Artikelpositionen angezeigt wird. Die Eingabe ist optional.

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