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Gelangensbestätigungen

In plentymarkets kannst du Gelangensbestätigungen als PDF-Dateien generieren, um diese z.B. zu drucken oder deinen Kund:innen als E-Mail Anhang zukommen zu lassen.
Bei Lieferungen von Deutschland in ein anderes EU-Land ist die Ausstellung von Gelangensbestätigungen vorgeschrieben. Empfänger:innen bestätigen beispielsweise mittels Unterschrift auf der Gelangensbestätigung und die anschließende Rückübermittlung den erfolgten Wareneingang im jeweiligen EU-Land.
Somit ist die Gelangensbestätigung nicht nur ein Begleitdokument bei Auslandslieferungen, sondern auch ein steuerrechtlich relevanter Beleg für deine Buchhaltung.

1. Dokumentenvorlage für Gelangensbestätigungen einrichten

Bevor du Gelangensbestätigungen generieren kannst, muss eine Dokumentenvorlage eingerichtet werden. Dies geschieht im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente » Gelangensbestätigung.
Weitere Informationen und Anleitungen zur Einrichtung der Dokumentenvorlage findest du auf der Handbuchseite Auftragsdokumente.

2. Einzelne Gelangensbestätigung erzeugen

Eine einzelne Gelangensbestätigung kannst du in plentymarkets bei Bedarf manuell am Auftrag erzeugen.

Einzelne Gelangensbestätigung erzeugen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
    → Die Auftragsübersicht öffnet sich.

  2. Suche () anhand der Filtereinstellungen den Auftrag, für den eine Gelangensbestätigung erzeugt werden soll.

  3. Öffne den gewünschten Auftrag.

  4. Wechsle in das Tab Belege.

  5. Wähle aus der Dropdown-Liste Beleg erstellen das Dokument Gelangensbestätigung aus.

  6. Nimm die Einstellungen anhand Tabelle 1 vor.

  7. Speichere () die Einstellungen, um die Gelangensbestätigung zu erzeugen.
    → Es öffnet sich eine PDF-Datei mit der soeben erzeugten Gelangensbestätigung.

Tabelle 1. Einstellungen Gelangensbestätigungen im Menü Beleg erstellen
Einstellung Erläuterung

Datum

Gib das Datum an, das auf der Gelangensbestätigung angezeigt wird. Standardmäßig ist das aktuelle Datum voreingestellt.

Nummer

Die Nummer des Dokuments wird automatisch vergeben. Hier muss keine Angabe gemacht werden.

Buche Warenausgang

Mit JA oder NEIN auswählen, ob mit dem Erzeugen der Gelangensbestätigung auch der Warenausgang gebucht werden soll.

Ändere Auftragsstatus auf Status

Einen Status wählen, in den der Auftrag nach dem Erzeugen der Gelangensbestätigung wechseln soll. Wenn kein Statuswechsel gewünscht ist, die Option Keine Änderung wählen.

Kommentar

Einen Text eingeben, der auf der Gelangensbestätigung unterhalb der Artikelpositionen angezeigt wird. Die Eingabe ist optional.

3. Mehrere Gelangensbestätigungen erzeugen

Sollen mehrere Gelangensbestätigungen zugleich erzeugt werden, kannst du über einen Suchfilter im Menü Aufträge » Fulfillment bestimmen, welche Aufträge berücksichtigt werden. Zudem kannst du in diesem Menü festlegen, ob der Status des Auftrags geändert werden soll, nachdem die Gelangensbestätigungen erzeugt wurden.

Mehrere Gelangensbestätigungen erzeugen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Fulfillment » Gelangensbestätigung erzeugen.

  2. Nimm die Einstellungen anhand Tabelle 2 vor.
    Beachte, dass die Einstellungen sowohl Suchfilter als auch Aktionen umfassen.

  3. Klicke auf das Zahnrad (), um die Gelangensbestätigungen zu erzeugen.
    → Es öffnet sich eine PDF-Datei, in der die zugehörigen Gelangensbestätigungen aller von dir durch die Suchfilter bestimmten Aufträge enthalten sind.

Tabelle 2. Optionen im Menü Gelangensbestätigung erzeugen
Einstellung Erläuterung

Auftragsstatus

Aus der Liste den Status der Aufträge wählen, die für die Erstellung der Gelangensbestätigungen berücksichtigt werden sollen.

Eigner

Wähle einen Eigner aus, für dessen Aufträge die Gelangensbestätigungen erzeugt werden sollen oder die Option ALLE, wenn für alle Eigner die Gelangensbestätigungen erzeugt werden sollen.

Standort

Wähle einen Standort aus, für den die Gelangensbestätigungen erzeugt werden sollen.

Lager

Wähle ein Lager oder ALLE aus.

Zahlungsart

Wähle eine der Zahlungsarten oder ALLE aus.

Sortierung

Lege fest, wie die erzeugten Gelangensbestätigungen sortiert werden sollen. Die Optionen Auftrags-ID, Kunden-ID und Artikel-ID geben verschiedene Sortierungen aus.

Limit

Lege fest, wie viele Gelangensbestätigungen maximal pro Durchgang erzeugt werden. Das Maximum liegt bei 200.

Ändere Auftragsstatus (Aktion)

Wähle einen Status, in den die Aufträge nach Erzeugung der Gelangensbestätigunen wechseln sollen.
Der Statuswechsel ist wichtig, damit für bereits bearbeitete Aufträge ein Prozess nicht noch einmal durchgeführt wird.

Kommentar

Du kannst hier einen Text verfassen, der später auf allen erzeugten Gelangensbestätigungen unterhalb der Artikelpositionen angezeigt wird. Die Eingabe ist optional.

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