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Angebote

Du kannst Kund:innen individuell Angebote erstellen und ihnen zukommen lassen. Dafür gibt es das Dokument Angebot, das du als PDF-Datei generieren kannst, um diese z.B. zu drucken oder deinen Kund:innen als E-Mail-Anhang zukommen zu lassen.

1. Dokumentenvorlage für Angebote einrichten

Bevor du das Dokument Angebot generieren kannst, muss eine Dokumentenvorlage eingerichtet werden. Dies geschieht im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente » Angebot.
Weitere Informationen und Anleitungen zur Einrichtung der Dokumentenvorlage findest du auf der Handbuchseite Auftragsdokumente.

2. Einzelnes Dokument Angebot erzeugen

Angebote erstellst du individuell für Kund:innen, daher sind auch die dazugehörigen Dokumente direkt mit diesem Auftrag Angebot verknüpft. Dies bedeutet, dass das Dokument nur für den Auftragstyp Angebot erstellt werden kann. Möchtest du also z.B. ein PDF-Dokument Angebot verschicken, dann lege zunächst das Angebot als Auftragstyp an. Das dazugehörige Dokument legst du manuell wie im Folgenden beschrieben an.

Dokument Angebot manuell erzeugen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
    → Die Auftragsübersicht öffnet sich.

  2. Suche () anhand der Filtereinstellungen das Angebot, für das das Dokument erzeugt werden soll. Wähle dafür für den Filter Typ aus der Dropdown-Liste Angebot aus. Passe ggf. weitere Filter an, wenn du die Suchergbenisse weiter einschränken möchtest.

  3. Öffne das gewünschte Angebot.

  4. Wechsle in das Tab Belege.

  5. Wähle aus der Dropdown-Liste Beleg erstellen das Dokument Angebot aus.

  6. Nimm die Einstellungen anhand Tabelle 1 vor.

  7. Speichere () die Einstellungen, um das Dokument Angebot zu erzeugen.
    → Es öffnet sich eine PDF-Datei mit dem soeben erzeugten Dokument Angebot.

Tabelle 1. Einstellungen für das Dokument Angebot im Menü Beleg erstellen
Einstellung Erläuterung

Datum

Gib das Datum an, das auf dem Dokument Angebot angezeigt wird. Standardmäßig ist das aktuelle Datum voreingestellt.

Nummer

Die Nummer des Dokuments wird automatisch vergeben. Hier muss keine Angabe gemacht werden.

Buche Warenausgang

Mit JA oder NEIN auswählen, ob mit dem Erzeugen des Dokuments Angebots auch bereits der Warenausgang gebucht werden soll.

Ändere Auftragsstatus auf Status

Einen Status wählen, in den der Auftragstyp Angebot nach dem Erzeugen des Dokumentes Angebot wechseln soll. Wenn kein Statuswechsel gewünscht ist, die Option Keine Änderung wählen.

Kommentar

Einen Text eingeben, der auf dem Dokument Angebot unterhalb der Artikelpositionen angezeigt wird. Die Eingabe ist optional.

3. Versand von Angebotsdokumenten automatisieren

Du hast Kund:innen individuelle Angebote erstellt, die dazugehörigen Dokumente erzeugt und möchtest diese nun an die Kund:innen senden? Diesen Arbeitsschritt kannst du automatisieren, indem du die passende Ereignisaktion einrichtest. Zum Versenden des Dokuments Angebot als E-Mail Anhang empfehlen wir dir die in Tabelle 2 beschriebene Ereignisaktion. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um die Ereignisaktion einzurichten.

Ereignisaktion einrichten
  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen ().
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen eindeutigen Namen für die Ereignisaktion ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 2.

  5. Speichere () die Einstellungen.

  6. Nimm die weiteren Einstellungen gemäß Tabelle 2 vor.

  7. Aktiviere die Option Aktiv.

  8. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 2. Ereignisaktion "Angebot als PDF versenden" einrichten
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Dokumente > Angebot generiert

Filter

Auftrag > Auftragstyp

Angebot

Aktion

Kunde > E-Mail versenden

Über Hinzufügen () für den Kunden die entsprechende E-Mail-Vorlage für den Versand des Angebots als PDF (z.B. "Angebot als PDF senden") wählen.

Du siehst die passende E-Mail-Vorlage nicht?

Du siehst für die Ereignisaktion "Angebot als PDF versenden" die passende E-Mail-Vorlage nicht? Dann liegt das daran, dass du sie noch nicht erstellt hast. Dies kannst du im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen machen. Klicke dort auf Neue E-Mail-Vorlage () und erstelle die Vorlage nach deinen Anforderungen. Der Name, den du hier für die E-Mail-Vorlage vergibst, wird dann auch in den Ereignisaktionen ausgegeben. Weitere Informationen zum Einrichten findest du auf der Handbuchseite E-Mail-Vorlage erstellen.

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