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Auftragsbestätigungen

Ist ein Auftrag ins System eingegangen, kannst du der Kund:in eine Auftragsbestätigung zukommen lassen. In plentymarkets kannst du Auftragsbestätigungen als PDF-Dateien generieren, um diese z.B. zu drucken oder deinen Kund:innen als E-Mail-Anhang zukommen zu lassen.

1. Dokumentenvorlage für Auftragsbestätigungen einrichten

Bevor du Auftragsbestätigungen generieren kannst, muss eine Dokumentenvorlage eingerichtet werden. Dies geschieht im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente » Auftragsbestätigung.
Weitere Informationen und Anleitungen zur Einrichtung der Dokumentenvorlage findest du auf der Handbuchseite Auftragsdokumente.

2. Einzelne Auftragsbestätigung erzeugen

Auftragsbestätigungen kannst du manuell am jeweiligen Auftrag erzeugen. Gehe dabei wie im Folgenden beschrieben vor.

Auftragsbestätigung manuell erzeugen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
    → Die Auftragsübersicht öffnet sich.

  2. Suche () anhand der Filtereinstellungen den Aufrag, für den eine Auftragsbestätigung erzeugt werden soll.

  3. Öffne den gewünschten Auftrag.

  4. Wechsle in das Tab Belege.

  5. Wähle aus der Dropdown-Liste Beleg erstellen das Dokument Auftragsbestätigung aus.

  6. Nimm die Einstellungen anhand Tabelle 1 vor.

  7. Speichere () die Einstellungen, um die Auftragsbestätigung zu erzeugen.
    → Es öffnet sich eine PDF-Datei mit der soeben erzeugten Auftragsbestätigung.

Tabelle 1. Einstellungen für die Auftragsbestätigung im Menü Beleg erstellen
Einstellung Erläuterung

Datum

Gib das Datum an, das auf der Auftragsbestätigung angezeigt wird. Standardmäßig ist das aktuelle Datum voreingestellt.

Nummer

Die Nummer des Dokuments wird automatisch vergeben. Hier muss keine Angabe gemacht werden.

Valuta/Zahlungsziel/Skonto

Mit JA oder NEIN auswählen, ob Zahlungsziel, Valuta oder Skonto auf der Auftragsbestätigung angezeigt werden.
Hinweis: Damit diese Informationen korrekt auf der Auftragsbestätigung angezeigt werden, müssen sie am entsprechenden Kunden im Menü CRM » Kontakte im Bereich Firma hinterlegt sein.

Zahlungsziel

Soweit noch nicht in den Kundendaten hinterlegt, hier eine Anzahl von Tagen eingeben, die als Zahlungsziel auf der Auftragsbestätigung erscheinen soll.

Skonto von X % bei Zahlung binnen X Tagen

Soweit noch nicht in den Kundendaten hinterlegt, hier einen Prozentsatz und eine Anzahl von Tagen angeben, um die Skontobedingungen festzulegen.

Buche Warenausgang

Mit JA oder NEIN auswählen, ob mit dem Erzeugen der Auftragsbestätigung auch der Warenausgang gebucht werden soll.

Ändere Auftragsstatus auf Status

Einen Status wählen, in den der Auftrag nach dem Erzeugen der Auftragsbestätigung wechseln soll. Wenn kein Statuswechsel gewünscht ist, die Option Keine Änderung wählen.

Kommentar

Einen Text eingeben, der auf der Auftragsbestätigung unterhalb der Artikelpositionen angezeigt wird. Die Eingabe ist optional.

3. Erzeugung und Versand von Auftragsbestätigungen automatisieren

Das Erzeugen und Versenden von Auftragsbestätigungen kannst du automatisieren, indem du die entsprechenden Ereignisaktionen einrichtest. So musst du nicht alle deine Auftragseingänge stetig im Blick behalten und jede Auftragsbestätigung einzeln manuell erstellen, sondern kannst deinen Workflow durch die Automatisierung erleichtern. Erstelle zunächst eine Ereignisaktion für die Erzeugung des Dokumentes und im zweiten Schritt eine Ereignisaktion, damit die Auftragsbestätigung per E-Mail an die Kund:in versendet wird. Gehe dafür wie im Folgenden beschrieben vor.

Ereignisaktion einrichten
  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen ().
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen eindeutigen Namen für die Ereignisaktion ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 2.

  5. Speichere () die Einstellungen.

  6. Nimm die weiteren Einstellungen gemäß Tabelle 2 vor.

  7. Aktiviere die Option Aktiv.

  8. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 2. Ereignisaktion "Auftragsbestätigung erzeugen" einrichten
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Auftragsanlage » Neuer Auftrag

Filter

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Aktion

Dokumente > Auftragsbestätigung erzeugen

Bei Bedarf die Optionen Zahlungsziel und Skonto aktivieren oder einen Kommentar eingeben, der auf der erzeugten Auftragsbestätigung angezeigt wird.

Möchtest du die Auftragsbestätigung nach Erzeugung direkt als E-Mail-Anhang an deine Kund:in versenden, empfehlen wir die in Tabelle 3 beschriebene Ereignisaktion.

Ereignisaktion einrichten
  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen ().
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen eindeutigen Namen für die Ereignisaktion ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 3.

  5. Speichere () die Einstellungen.

  6. Nimm die weiteren Einstellungen gemäß Tabelle 3 vor.

  7. Aktiviere die Option Aktiv.

  8. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 3. Ereignisaktion "Auftragsbestätigung versenden" einrichten
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Dokumente > Auftragsbestätigung generiert

Filter

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Aktion

Kunde > E-Mail versenden

Über Hinzufügen () für den Kunden die entsprechende E-Mail-Vorlage für den Versand der Auftragsbestätigung (z.B. "Auftrag: Auftragsbestätigung PDF-Anhang") wählen.

Du siehst die passende E-Mail-Vorlage nicht?

Du siehst für die Ereignisaktion "Auftragsbestätigung versenden" die passende E-Mail-Vorlage nicht? Dann liegt das daran, dass du sie noch nicht erstellt hast. Dies kannst du im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen machen. Klicke dort auf Neue E-Mail-Vorlage () und erstelle die Vorlage nach deinen Anforderungen. Der Name, den du hier für die E-Mail-Vorlage vergibst, wird dann auch in den Ereignisaktionen ausgegeben. Weitere Informationen zum Einrichten findest du auf der Handbuchseite E-Mail-Vorlage erstellen.

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