Auftragsdokumente

Auf dieser Handbuchseite wird beschrieben, wie Sie Dokumentenvorlagen einrichten, anpassen oder Einstellungen von einer anderen Vorlage übernehmen.
Bevor Sie Auftragsdokumente generieren und an Ihre Kunden übermitteln können, müssen für jedes Dokument Vorlagen eingerichtet sein. In Ihrem plentymarkets System gibt es standortbezogene Dokumente und Fulfillment-Dokumente. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Ihr Geschäftspapier als PDF-Vorlage speichern und mit einer Dokumentenvorlage verknüpfen. Zudem wird das Anlegen von Nummernkreisen erläutert.

1. Standortbezogene Dokumente einrichten

Folgende Dokumente werden im Menüpunkt Dokumente unter System » Systemeinstellungen » Mandant » Mandant wählen » Standorte eingerichtet und verwaltet:

Standortbezogenes Dokument einrichten:

Wählen Sie einen Standort unter System » Systemeinstellungen » Mandant » Mandant wählen » Standorte.
Wählen Sie einen Standort.
Klicken Sie auf den Menüpunkt Dokumente.
Wählen Sie die Vorlage, die Sie bearbeiten möchten, z.B. Rechnung.
Wählen Sie eine Sprache aus der Dropdown-Liste, z.B. de für Deutsch.
Nehmen Sie die Einstellungen gemäß den Erläuterungen auf dieser Handbuchseite vor.
Speichern Sie die Einstellungen.
Klicken Sie auf Vorschau, um eine Vorschau des Dokuments anzuzeigen.

2. Fulfillment-Dokumente einrichten

Folgende Vorlagen werden im Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Dokumente eingerichtet und verwaltet:

Fulfillment-Dokument einrichten:

Öffnen Sie das Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Dokumente.
Wählen Sie die Vorlage, die Sie bearbeiten möchten.
Wählen Sie eine Sprache aus der Dropdown-Liste.
Nehmen Sie die Einstellungen gemäß den Erläuterungen auf dieser Handbuchseite vor.
Speichern Sie die Einstellungen.
Klicken Sie auf Vorschau, um eine Vorschau des Dokuments anzuzeigen.

3. Dokumentenvorlage einrichten

Beim Öffnen der Vorlage in den oben beschriebenen Menüs sind einige Einstellungen standardmäßig voreingetragen. Sie können diese Einstellungen bearbeiten und weitere Einstellungen vornehmen. Wenn keine Einstellungen voreingetragen sind, können Sie Einstellungen aus einer Standard-Dokumentenvorlage übernehmen. Ergänzen Sie außerdem Hinweistexte, die durch Bedingungen gesteuert automatisch eingesetzt werden. Sie legen pro Sprache eigene Vorlagen an. Die Sprache wählen Sie ganz oben im Menü der Vorlage.

Sprache pro Dokumentenvorlage hinterlegen

Wird für einen Standort keine Dokumentenvorlage in der benötigten Sprache gefunden, sucht das System automatisch in folgender Reihenfolge nach übereinstimmenden Dokumentenvorlagen:

Standard-Sprache des Mandanten
Systemsprache
Standard-Standort des Mandanten
Systemsprache im Standard-Standort des Standard-Mandanten

3.1. Grundeinstellungen

Nehmen Sie die grundlegenden Einstellungen für das Dokument anhand der Informationen in Tabelle 1 vor.

Tabelle 1. Grundeinstellungen für Dokumente
Einstellung	Erläuterung
Schriftart	Eine der Standard-Schriftarten Arial / Helvetica, Times New Roman oder Courier wählen. Unter der Schriftartengruppe Erweiterte Alphabete können Sie zwischen den Optionen East Asian, Arabic, Cyrillic wählen, wenn Sie Dokumentenvorlagen für Sprachen wie Chinesisch oder Russisch einrichten.
Zeichensatz	Wählen, ob der Zeichensatz ISO-8859-1 oder Unicode verwendet werden soll. Beachten Sie, dass die Erzeugung von PDF-Dokumenten mit der Auswahl Unicode länger dauern.
Dokumenten-Vorlage	Wählen, ob die Dokumenten-Vorlage nur auf der ersten Seite oder auch auf den folgenden Seiten angezeigt wird.
Seitenumbruch	Wählen, ob Absätze seitenübergreifend fortgesetzt werden oder auf eine neue Seite umgebrochen werden sollen.
Aufbau der Rechnungs-/Lieferanschrift	Wählen, aus welchen Bestandteilen die Rechnungs- und Lieferanschrift aufgebaut werden und in welcher Reihenfolge diese Bestandteile positioniert werden. Die Option Ansprechpartner aktivieren, wenn die am Kontakt gespeicherten Daten zum Ansprechpartner zusätzlich in Rechnungs- und Lieferanschriften ausgegeben werden soll. Die Option Titel aktivieren, wenn die im Menüpunkt Adressen des Kontakts gespeicherte Titel vor dem Namen des Kontakts positioniert werden soll.
Währung des Dokumentes	Wählen, ob die Standard-Währung Ihres plentymarkets Systems oder die am Auftrag hinterlegte Währung des Auftrags verwendet wird.

Pflichteinstellungen für Schriftzeichen

Um Dokumentvorlagen mit chinesischen oder kyrillischen Schriftzeichen einzurichten, wählen Sie zunächst über die Einstellung oben im Menü die korrekte Sprache, beispielsweise cn (Chinesisch) ode ru (Russisch), für die Sie eine Dokumentenvorlage erstellen möchten. Zusätzlich muss in den Grundeinstellungen für das Dokument die korrekte Schriftart ausgewählt werden. Für Chinesisch wählen Sie East Asian, für Russisch Kyrillisch. Befüllen Sie außerdem die Benennungen der Pflichtelemente mit den korrekten Schriftzeichen, damit diese Angaben auf den erzeugten Dokumenten korrekt dargestellt werden.

3.2. Seitenränder

In diesem Bereich nehmen Sie die Einstellungen für die Seitenränder des Dokuments vor. Die Seitenränder sind für den automatischen Seitenumbruch und die Positionierung von Fließtext auf dem Dokument wichtig. Beachten Sie die Informationen in Tabelle 2.

Tabelle 2. Seitenränder eines Dokuments
Einstellung	Erläuterung
Oben	Einen Wert für den oberen Seitenrand (in mm) eingeben. Standardmäßig sind 44.0 mm voreingestellt. Achten Sie darauf, genug Platz für den Header mit Ihrem Firmenlogo zu lassen, um Überschneidungen zu vermeiden.
Links	Einen Wert für den linken Seitenrand (in mm) eingeben. Standardmäßig sind 20.0 mm voreingestellt.
Unten	Einen Wert für den unteren Seitenrand (in mm) eingeben. Standardmäßig sind 30.0 mm voreingestellt. Der untere Seitenrand wird für Fulfillment-Dokumente nur für Seiten berücksichtigt, die mit einer PDF-Vorlage hinterlegt werden. Dies gilt, je nach Einstellung der Option Dokumenten-Vorlage im Bereich Grundeinstellungen eines Dokuments, entweder nur für die erste Seite oder für alle Seiten.

3.3. Positionierung der Pflichtelemente

Pflichtelemente sind Inhalte, die auf jedem Dokument angezeigt werden müssen. Die Positionierung auf der Dokumentseite erfolgt über die Eingabe von Koordinaten. In den Standard-Einstellungen sind bereits Werte für die wichtigsten Parameter hinterlegt. Diese Einstellungen können jedoch geändert werden. Ergänzen Sie die noch fehlenden Einträge.
Tabelle 3 erläutert die Pflichtelemente für Dokumente am Beispiel der Rechnung.

Die Werte orientieren sich am Koordinatensystem mit X- und Y-Achse. Die X-Achse verläuft von links nach rechts und die Y-Achse von oben nach unten. Die Nullpunkte liegen also links oben.

Beispiele für die Positionierung

Ein Feld, das links oben positioniert wird, ist das Adressfeld. In der Rechnung sind die Standardkoordinaten für das Adressfeld X = 21 (mm), Y = 54,5 (mm). Orientieren Sie sich für das Positionieren aller Felder an der linken oberen Ecke und beachten Sie die Seitenränder.
Felder, die üblicherweise rechts positioniert werden, sind neben dem Datum z.B. die Auftrags-ID und die Kunden-ID. Diese IDs haben auf der X-Achse die Standardkoordinaten X = 150 (mm) für den Feldnamen und X = 173 (mm) für den Wert. Die Y-Koordinaten unterscheiden sich, damit die Felder und Werte sich nicht überlagern.
Ein Feld, das häufig unten positioniert wird, ist die Seitenzahl. Die Standardkoordinaten für die Seitenzahl sind X = 21 (mm), Y = 286 (mm). Die Seitenzahl liegt auf der Rechnung somit standardmäßig links unten.

Tabelle 3. Pflichtelemente eines Dokuments
Einstellung	Erläuterung
Adressfeld	Positioniert das Feld, in dem die Anschrift des Kunden angezeigt wird.
Dokumentname/-nummer	Namen eintragen, beispielsweise Rechnung oder Rechnungs-Nr.
Datum	Aktuelles Datum des Dokuments
Bestelldatum	Datum der Bestellung
Währung	Namen eintragen. Die eigentliche Währung wird aus den Grundeinstellungen übernommen (siehe oben).
Auftrags-ID	Auftrags-ID einer Bestellung
Auftrags-ID (2)	Bei Retouren, Gutschriften und Lieferaufträgen wird die Auftrags-ID des Hauptauftrags ausgegeben.
Kunden-ID	Kunden-ID des Käufers
Herkunft	Auftragsherkunft der Bestellung
Zeichen Kunde	Zeigt an, was im gleichnamigen Feld in der Auftragseinstellung hinterlegt wurde.
Kundenklasse	ID der Kundenklasse
Auftragseigner	Gibt den Namen des Auftragseigners aus, d.h. den Namen des für den Auftrag verantwortlichen Mitarbeiters.
FiBu-Konto	Zeigt den Debitor an, der in den Kundendaten unter Debitoren-Konto eingetragen ist.
Eigene Kundennummer	Gibt die Kundennummer aus plentymarkets aus (nicht die ID).
USt.-IdNr.	Umsatzsteuer-Identifizierungsnummer des Kunden
Eigene USt-IdNr.	Gibt die Umsatzsteuer-ID des Händlers aus.
ID Pickliste	Wenn eine Pickliste generiert wird, erhält diese Pickliste eine ID. Bei allen Aufträgen, die sich auf dieser Pickliste befinden, wird die Pickliste-ID hinterlegt. Mit der Option ID Pickliste kann diese ID auf dem PDF-Dokument ausgegeben werden. Sinnvoll z.B. bei Lieferscheinen.
Seitenzahl	Gibt die Seitenzahl im Dokument pro Seite aus.

3.4. Kundeneigenschaften

Dieser Bereich wird nur angezeigt, wenn im System Eigenschaften für die Sprache der Dokumentenvorlage hinterlegt sind. Diese Eigenschaften können Sie dann hier über die Textfelder benennen und über die Koordinatenfunktion im Dokument positionieren.

3.5. Spalten Artikelpositionen

Im Bereich Spalten Artikelpositionen erfolgt die Positionierung der Einträge in der Kopfzeile der Artikeltabelle. Tragen Sie zu jeder verfügbaren Spalte einen Feldnamen ein. Der Feldname ist eine Bezeichnung, die in der Kopfzeile angezeigt wird. Die Feldnamen werden nur im Dokument angezeigt, wenn in der jeweiligen Dropdown-Liste Pos ein Wert gewählt wurde. Verbleibt die Auswahl auf Pos, wird die Spalte nicht angezeigt. Mit diesen Einstellungen legen Sie die Reihenfolge für die Anzeige der Feldnamen in der Kopfzeile fest. Die verfügbaren Spalten variieren je nach Dokument.

Spaltenbreiten

Die Spalte Artikelbezeichnung bricht bei Bedarf automatisch in eine neue Zeile um. Alle anderen Spalten haben diese Funktionalität nicht. Wählen Sie deshalb die Spaltenbreiten breit genug. Geben Sie die Spaltenbreite in mm ein.

Für die Spalte Artikelbezeichnung können Sie per Checkbox weitere Parameter aktivieren, die auf dem Dokument neben dem Artikelnamen ebenfalls in der Spalte angezeigt werden sollen. Die aktivierten Parameter werden auf dem Dokument nur angezeigt, wenn in den Artikeldaten auch Angaben für die Parameter gespeichert sind.

3.6. Summen

Unterhalb der Artikelpositionen werden bei allen Dokumenten außer auf dem Lieferschein Summen wie die Zwischensumme und der Rechnungsbetrag aufgelistet. Hier werden nur die Summen angezeigt, für die Sie einen Feldnamen festgelegt haben.
Tabelle 4 erläutert wichtige Einstellungen im Bereich Summen.

Tabelle 4. Wichtige Einstellungen im Bereich **Summen**
Einstellung	Erläuterung
Warenwert (netto)	Wert der Ware ohne Mehrwertsteuer. Zusätzlich wählen, ob der Warenwert summiert, pro Steuersatz oder nur bei einem B2B-Geschäft pro Steuersatz angezeigt wird. Summiert = egal wie viele Steuersätze im Auftrag angewendet werden, wird nur eine Warenwertsumme auf der Rechnung angezeigt Pro Steuersatz = für jeden Steuersatz, der im Auftrag angewendet wird, wird eine Warenwertsumme angezeigt Bei B2B pro Steuersatz = wenn für den Auftrag eine Umsatzsteueridentifikationsnummer des Kunden angewendet wird, wird pro Steuersatz eine Warenwertsumme angezeigt. Wenn keine Ust.-Id.-Nr. angewendet wird, wird nur eine Warenwertsumme für alle Steuersätze angezeigt.
Zwischensumme (netto, gesamt)	Zeigt die Nettosumme der Artikel am Ende der Rechnung an. Zusätzlich wählen, ob die Zwischensumme summiert, pro Steuersatz oder nur bei einem B2B-Geschäft pro Steuersatz angezeigt wird. Summiert = egal wie viele Steuersätze im Auftrag angewendet werden, wird nur eine Zwischensumme auf der Rechnung angezeigt Pro Steuersatz = für jeden Steuersatz, der im Auftrag angewendet wird, wird eine Zwischensumme angezeigt Bei B2B pro Steuersatz = wenn für den Auftrag eine Umsatzsteueridentifikationsnummer des Kunden angewendet wird, wird pro Steuersatz eine Zwischensumme angezeigt. Wenn keine Ust.-Id.-Nr. angewendet wird, wird nur eine Zwischensumme für alle Steuersätze angezeigt.
Zwischensumme (netto, jede Seite, ohne letzte Seite)	Zeigt die Nettosumme der Artikel seitenweise an. Bei mehrseitigen Dokumenten wird auf jeder Seite außer auf der letzten Seite die aufgelaufene Summe aller bisherigen Artikel als Zwischensumme angezeigt.
Zwischensumme (Differenzbesteuerung)	Addiert nur Summen, die der Differenzbesteuerung unterliegen. *Wichtig:* Bei der Einstellung Differenzbesteuerung handelt es sich um eine ältere Sonderimplementierung, bei der der Steuersatz für den gesamten Betrag der differenzbesteuerten Artikelpositionen verwendet wird und nicht nur für die Differenz zwischen Verkaufs- und Einkaufspreis.
Gutscheinsumme (netto) bzw. Gutscheinsumme (brutto)	Geben den Betrag in netto bzw. brutto an, der durch Gutschein(e) gedeckt wurde. Hier einen Feldnamen eintragen, wenn im Webshop Gutscheine angeboten werden. Die Gutscheinsumme wird sonst nicht auf der Rechnung ausgewiesen. Ob die Summe netto oder brutto ist, hängt von der Art des Gutscheins und z.B. der Art der Rechnung ab.

3.7. Optionale Elemente

In diesem Bereich wählen Sie optionale Elemente. Beispiele hierfür sind der Barcode und der Nachnahmehinweis. Diese Elemente werden nachfolgend genauer beschrieben.

3.7.1. Barcode

Die Option Barcode kann entweder aus der Auftrags-ID oder der Dokumentnummer erstellt werden. Des Weiteren können Sie zwischen EAN13 oder Code128 als Kodierung des Barcodes wählen. Wenn Sie die Option EAN13 wählen und Ihre Auftrags-ID beispielsweise aus 6 Ziffern besteht, wird diese automatisch ergänzt. Es werden führende Nullen und eine 1 an den Anfang des Barcodes gestellt, so dass sich aus der Auftrags-ID eine EAN13 ergibt. Wenn Ihre Auftrags-ID so übernommen werden soll, wie sie ist, wählen Sie die Option Code128. Wählen Sie außerdem, ob die Ziffern unterhalb des Barcodes, innerhalb des Barcodes oder nicht angezeigt werden sollen.

3.7.2. Nachnahmehinweis

Der Nachnahmehinweis wird nur in Rechnungen von Aufträgen mit der Zahlungsart Nachnahme angezeigt. Der Standardhinweis lautet NACHNAHME BAR plus dem Rechnungsbetrag. Die Option wird mit JA aktiviert. Optional tragen Sie einen Namen ein, wenn Sie statt der Standardbezeichnung NACHNAHME BAR eine eigene Bezeichnung hinterlegen möchten.

3.8. Optionale Elemente unter Artikelpositionstabelle

Im Bereich Optionale Elemente unter Artikelpositionstabelle wählen Sie, welche Elemente unter der Artikelpositionstabelle auf dem Dokument erscheinen sollen. Tabelle 5 erläutert diese Elemente beispielhaft für das Dokument Rechnung.

Tabelle 5. Optionale Elemente unter Artikelpositionstabelle
Einstellung	Erläuterung
Schriftgröße	Die gewünschte Schriftgröße für die optionalen Elemente unter der Artikelpositionstabelle wählen.
Spaltenbreite	Wählen Sie eine Spaltenbreite für alle im Folgenden aufgelisteten optionalen Elemente, die unter der Artikelpositionstabelle positioniert werden.
Lieferdatum	Wählen, ob der aktuelle Monat, das Rechnungsdatum, das Datum des Warenausgangs oder kein Lieferdatum angezeigt werden soll.
Zahlungsziel	Mit JA oder NEIN einstellen, ob eine Option auf dem Dokument erscheint oder nicht. Bei JA muss auch ein Zahlungsziel in Tagen gewählt werden. Beachten Sie bei der Einstellung, dass ein in den Kundendaten hinterlegtes Zahlungsziel Priorität hat. Wenn in den Kundendaten kein Zahlungsziel hinterlegt ist, hat das Zahlungsziel der Kundenklasse Priorität.
Zahlungseingang	Das Datum wird nur angezeigt, wenn der Zahlungseingang vollständig ist.
Valuta/Zahlungsziel/Skonto	Die Platzhalter werden mit den Werten befüllt, die in den Kundendaten hinterlegt sind. Dazu die Info zur Gestaltung von Zahlungsbedingungen auf der Handbuchseite Kontakte verwalten beachten. Wenn ein Wert für Valuta am Kunden hinterlegt ist, wird dieser für das Dokument verwendet. Sonst wird der Wert unter Zahlungsziel bzw. der Wert aus der Kundenklasse verwendet, wenn hinterlegt. Als letzte Möglichkeit, wenn alles andere nicht gesetzt ist, wird die Anzahl der Tage aus der Option Zahlungsziel im Dokument verwendet.
Zahlungsziel	Mit JA oder NEIN wählen, ob das Zahlungsziel ausgegeben werden soll.
Zahlbar (Nachnahme)	In den Feldern Feldname links oder Feldname rechts Texte eingeben, die bei Rechnungen zu Aufträgen mit der Zahlungsart Nachnahme angezeigt werden soll.
Zahlungsart anzeigen	Mit JA oder NEIN wählen, ob die am Auftrag hinterlegte Zahlungsart ausgegeben werden soll.
Skonto	Die Höhe in Prozent und das Zahlungsziel in Tagen wählen. Folgende Platzhalter sind verfügbar: [Date1], [Date2], [Amount1], [Amount2], [Percent]. Wenn Sie möchten, dass der am Kunden eingetragene Skonto auf der Rechnung angezeigt wird, verwenden Sie die Einstellung Valuta/Zahlungsziel/Skonto. *Hinweis:* Damit der hier eingetragene Skonto in der Rechnung ausgegeben wird, muss die Einstellung Zahlungsziel auf Ja stehen.
Verwendungszweck	Mit JA oder NEIN wählen, ob der Verwendungszweck ausgegeben werden soll.
Versandart	Mit JA oder NEIN wählen, ob die Versandart der Bestellung ausgegeben werden soll.
Versandkosten	Mit JA oder NEIN wählen, ob die am Auftrag hinterlegten Versandkosten ausgegeben werden sollen.
Lieferanschrift	Mit JA oder NEIN wählen, ob die am Auftrag hinterlegte Lieferanschrift ausgegeben werden soll.
Fehlende Kontaktdaten aus Rechnungsanschrift in Lieferanschrift übernehmen	Mit JA oder NEIN wählen, ob in der Lieferanschrift fehlende Kontaktdaten aus der Rechnungsanschrift des Kunden übernommen werden sollen.
Rechnungsanschrift	Mit JA oder NEIN wählen, ob die am Auftrag hinterlegte Rechnungsanschrift ausgegeben werden soll.
Externe Auftragsnummer	Mit JA oder NEIN wählen, ob die externe Auftragsnummer des Auftrags ausgegeben werden soll.
Externe Kundennummer	Mit JA oder NEIN wählen, ob die externe Kundennummer ausgegeben werden soll.
Kundenwunsch drucken	Kunden können bestimmte Wünsche zu der Bestellung im Mein Konto-Bereich des Webshops eingeben. Mit JA oder NEIN wählen, ob der Kundenwunsch ausgegeben werden soll.
Datum / Unterschrift	Mit JA oder NEIN angeben, ob eine Textzeile zum Vermerk von Datum und Unterschrift ausgegeben werden soll.
Steuerrechtlicher Hinweis 1	Gewünschte Schriftgröße wählen. Normal oder Fett für den Schriftschnitt wählen. Den gewünschten steuerrechtlichen Hinweis in das Textfeld eintragen. Dieser Hinweis wird bei einer Lieferung in die EU bei vorliegender USt.-IdNr. ausgegeben. Die Formulierung nach deutschem Recht kann hier z.B. lauten: Innergemeinschaftliche Lieferung gemäß §4 Nr. 1b in Verbindung mit §6 a UStG.
Steuerrechtlicher Hinweis 2	Wie Steuerrechtlicher Hinweis 1. Dieser Hinweis wird bei einer Lieferung außerhalb der EU ausgegeben. Die Formulierung nach deutschem Recht kann hier beispielsweise lauten: Ausfuhrlieferung gemäß §4 Nr. 1a in Verbindung mit §6 UStG*.
Hinweis Differenzbesteuerung	Wie Option Steuerrechtlicher Hinweis 1. Dieser Hinweis wird ausgegeben, wenn der Auftrag differenzbesteuerte Positionen enthält. *Wichtig:* Bei der Einstellung Differenzbesteuerung handelt es sich um eine ältere Sonderimplementierung, bei der der Steuersatz für den gesamten Betrag der differenzbesteuerten Artikelpositionen verwendet wird und nicht nur für die Differenz zwischen Verkaufs- und Einkaufspreis.
Hinweis Landesmehrwertsteuer	Einstellen, ob ein Hinweis zur Landesmehrwertsteuer ausgegeben werden soll. Dieser Hinweis wird ausgegeben, wenn der Standardumsatzsteuersatz bei Lieferungen ins Ausland benutzt wird.
Zahlungshinweis der Kundenklasse	Einstellen, ob der Zahlungshinweis der Kundenklasse ausgegeben werden soll. Weitere Informationen zum Zahlungshinweis der Kundenklasse finden Sie auf der Handbuchseite Kontakte verwalten.
Standard-Zahlungshinweis (Lastschrift)	Für Aufträge mit der Zahlungsart Lastschrift wird auf den Dokumenten Rechnung und Lieferschein standardmäßig der Hinweis Der Rechnungsbetrag wird dankend von Ihrem Konto abgebucht angezeigt. Aktivieren Sie die Option Hinweis ausblenden, wenn dieser Hinweis auf den Dokumenten nicht angezeigt werden soll.
Zahlungshinweis	In der Dropdown-Liste Zahlungsart eine Zahlungsart wählen. Den Zahlungshinweis für diese Zahlungsart in das Textfeld eintragen. Der Zahlungshinweis ist nicht fest mit der Zahlungsart verknüpft. Wird die Zahlungsart über die Dropdown-Liste geändert, bleibt der im Textfeld eingetragene Hinweis bestehen. Er wird auf die neu gewählte Zahlungsart angewendet.

4. Dokumenteneinstellungen übertragen

Für jedes Dokument sind ähnliche Einstellungen vorzunehmen. Reduzieren Sie deshalb Ihren Aufwand, indem Sie die Einstellungen eines Dokuments aus einer Standard-Vorlage übernehmen oder die Einstellungen auf ein anderes Dokument übertragen.

Einstellungen werden überschrieben

Wird die Transferfunktion auf ein Dokument angewendet, werden die vom Benutzer vorgenommenen Einstellungen in diesem Dokument überschrieben. Prüfen Sie daher die Einstellungen des Dokuments und notieren Sie ggf. wichtige Koordinaten, bevor Sie die Funktion anwenden.

4.1. Einstellungstransfer

Übertragen Sie z.B. die deutschen Rechnungseinstellungen auf den deutschen Lieferschein. Dort deaktivieren Sie dann nur noch die nicht benötigten Elemente bzw. fügen bei Bedarf weitere Elemente hinzu.

Sehr einfach übertragen Sie z.B. die deutschen Rechnungseinstellungen auf die französische Dokumentenvorlage für Rechnungen. Damit entfällt das manuelle Eintragen der Koordinaten der Elemente für jede Sprachversion. Sie passen dann nur noch die Texte der Sprache an.

Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um Einstellungen auf Dokumentenvorlagen zu übertragen.

Einstellungen einer Vorlage auf andere Dokumentenvorlage übertragen:

Öffnen Sie das Menü System » Systemeinstellungen » Mandant » Mandant wählen » Standorte.
Wählen Sie einen Standort.
Öffnen Sie das Menü Dokumente des Standorts.
Wählen Sie das Dokument, dessen Einstellungen Sie auf ein anderes Dokument übertragen möchten.
Öffnen Sie das Tab Transfer des Dokuments.
Wählen Sie im Bereich Einstellungen auf Zielvorlage übertragen den Standort, die Sprache und unter Zielvorlage das Dokument, auf das die Werte übertragen werden sollen.
Klicken Sie auf Übertragen.

Vorschau zum Vergleich nutzen

Rufen Sie eine Vorschau im PDF auf und drucken Sie das Dokument aus. Mithilfe der Vorschau können Sie die Eigenschaften der Dokumente vergleichen und entscheiden, ob der Einstellungstransfer sinnvoll ist oder Einstellungen nachträglich angepasst werden müssen.

4.2. Standard-Einstellungen übernehmen

Wählen Sie Einstellungen aus Standard-Dokumentenvorlage übernehmen, um die Standardwerte in ein noch leeres Dokument zu übernehmen oder die Einstellungen eines Dokuments auf Standardwerte zurückzusetzen.

Standard-Einstellungen übernehmen:

Öffnen Sie das Menü System » Systemeinstellungen » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente.
Wählen Sie das Dokument, in das Sie die Standard-Einstellungen übernehmen möchten.
Öffnen Sie das Tab Transfer des Dokuments.
Wählen Sie über dem Tab-Titel die Sprache.
Klicken Sie im Bereich Einstellungen aus Standard-Dokumentenvorlage übernehmen auf Übernehmen.
→ Die Standard-Einstellungen werden auf das Dokument angewendet.

5. PDF-Vorlage verknüpfen

Das Briefpapier Ihres Shops hinterlegen Sie als PDF-Vorlage. Wenn Sie mehrere Zahlungsarten anbieten, deren Zahlungsinformationen abweichen, benötigen Sie eine separate Dokumentenvorlage für die jeweilige Zahlungsart.

Gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor, um die PDF-Datei mit dem Briefpapier Ihres Shops hochzuladen und mit einer standortbezogenen Dokumentenvorlage zu verknüpfen.

PDF-Vorlage mit standortbezogener Dokumentenvorlage verknüpfen:

Öffnen Sie das Menü System » Systemeinstellungen » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente.
Wählen Sie das Dokument, für das Sie eine PDF-Vorlage verknüpfen möchten.
Klicken Sie auf Vorlage hinzufügen.
→ Ein separates Fenster mit Optionen zum Hochladen der PDF-Vorlage öffnet sich.
Wählen Sie die gewünschte Zahlungsart aus der Dropdown-Liste.
Wählen Sie die gewünschte Sprache aus der Dropdown-Liste.
Klicken Sie auf Vorlage auswählen und wählen Sie das PDF-Dokument aus.
Klicken Sie auf Vorlage hochladen.
→ Die Vorlage wird hinzugefügt und wird im Tab PDF-Vorlage gelistet.
Nutzen Sie die Vorschau in der Zeile neben der PDF-Vorlage, um eine Vorschau der reinen PDF-Vorlage anzuzeigen.
Wechseln Sie in das Tab Vorlage und klicken dort auf Vorschau, um eine Vorschau des kompletten Dokuments anzuzeigen und Ihre Einstellungen zu prüfen.
Korrigieren Sie die PDF-Vorlage oder die Koordinaten der Dokumentenvorlage, falls sich Inhalte überschneiden.
Speichern Sie die Einstellungen.

Für Fulfillment-Dokumente verknüpfen Sie die PDF-Vorlage wie im Folgenden beschrieben.

PDF-Vorlage mit Fulfillment-Dokumentenvorlage verknüpfen

Öffnen Sie das Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Dokumente.
Wählen Sie das Dokument, für das Sie eine PDF-Vorlage verknüpfen möchten.
Öffnen Sie das Tab PDF-Vorlage.
Öffnen Sie das Tab Neue Vorlage.
Klicken Sie auf Datei auswählen, um die PDF-Datei auszuwählen.
Klicken Sie auf Speichern.
Wechseln Sie in das Tab Vorlagen und klicken dort auf Vorschau, um eine Vorschau der reinen PDF-Vorlage anzuzeigen.
Wechseln Sie in das Tab Vorlage und klicken dort auf Vorschau, um eine Vorschau des kompletten Dokuments anzuzeigen.
Korrigieren Sie die PDF-Vorlage oder die Koordinaten der Dokumentenvorlage, falls sich Inhalte überschneiden.
Speichern Sie die Einstellungen.

6. Nummernkreise festlegen

Für zahlreiche Dokumente stehen Nummernkreise zur Verfügung. Diese Nummernkreise verwalten Sie im Tab Nummernkreis eines Dokuments. Der Nummernkreis kann bis zu 5 Stellen haben und Zahlen, Buchstaben sowie Zeichen enthalten. Er wird automatisch vor der eigentlichen Nummer des Dokuments eingefügt.

Geben Sie im Feld Nummer (Startwert) die erste Nummer ein, also die Nummer, die als Startwert festgelegt werden soll. Dies muss nicht zwingend die "1" sein. Wenn Sie z.B. bereits nummerierte Rechnungen im System abgelegt haben, können Sie die Startnummer an die bestehenden Nummern anschließend eintragen. Wenn die Nummer über eine bestimmte Anzahl von Stellen verfügen soll, geben Sie den Startwert mit führenden Nullen an (z.B. 00001). Sind bereits Dokumente mit einer höheren Nummer im System, werden diese verwendet.

Im Folgenden wird beispielhaft beschrieben, wie Sie einen Nummernkreis für Rechnungsdokumente festlegen. Gehen Sie für andere Dokumente analog vor.

Nummernkreis für Rechnungen festlegen:

Öffnen Sie das Menü System » Systemeinstellungen » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente » Rechnung.
Wählen Sie die gewünschte Sprache aus der Dropdown-Liste.
Klicken Sie auf das Tab Nummernkreis.
Geben Sie im Feld Nummernkreis ein Präfix aus bis zu fünf Zahlen und/oder Buchstaben für den Nummernkreis ein, z.B. 2016.
→ Mit einem Bindestrich am Ende des Präfix werden Präfix und Nummer optisch getrennt.
Geben Sie im Feld Nummer (Startwert) die erste Rechnungsnummer für den Nummernkreis ein, z.B. 00001.
→ Die Rechnungsnummern werden ab dieser Nummer (in diesem Beispiel 201500001) aufwärts vergeben.
Speichern Sie die Einstellungen.

Mehrere Standorte

Wenn Sie Nummernkreise für mehrere Standorte verwenden möchten, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Ein Nummernkreis für mehrere Standorte
Die Nummern werden übergreifend für alle Standorte hochgezählt, das heißt, jede Nummer wird nur einmal vergeben. Hinterlegen Sie dazu bei jedem Dokument und jedem Standort den gleichen Nummernkreis.
Hinweis: Dies gilt nur für Standorte des gleichen Mandanten. Für Standorte verschiedener Mandanten können Nummernkreise nicht übergreifend verwaltet werden.
Verschiedene Nummernkreise für mehrere Standorte
Die Nummernkreise können pro Standort pro Dokument unterschiedlich gewählt werden, z.B. in Form eines Kürzels, das den Standort bezeichnet. Die Nummern werden pro Nummernkreis hochgezählt, können also innerhalb eines Mandanten mehrfach vorkommen.

Sie haben auch die Möglichkeit, für verschiedene Länder verschiedene Nummernkreise anzulegen. Die Nummer des Dokuments wird dann anhand des Landes des Empfängers vergeben. Gehen Sie dazu wie unten beschrieben vor. Auch hier beschreiben wir beispielhaft, wie Sie einen Nummernkreis für Rechnungen festlegen. Beachten Sie jedoch, dass das Anlegen eines separaten Nummernkreises pro Land nicht immer sinnvoll ist. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie eine solche Einstellung vornehmen.

Nummernkreis für Rechnungen pro Land festlegen:

Öffnen Sie das Menü System » Systemeinstellungen » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente » Rechnung.
Wählen Sie die gewünschte Sprache aus der Dropdown-Liste.
Klicken Sie auf das Tab Nummernkreis.
Klappen Sie das Menü Nummernkreis pro Land auf.
Geben Sie im Feld Nummernkreis der einzelnen Länder ein Präfix aus bis zu fünf Zahlen und/oder Buchstaben für den Nummernkreis ein, z.B. 16DE für Deutschland.
Geben Sie im Feld Nummer (Startwert) der einzelnen Länder die erste Rechnungsnummer für den Nummernkreis ein, z.B. 00001.
→ Die Rechnungsnummern werden pro Land ab dieser Nummer aufwärts vergeben.
Speichern Sie die Einstellungen.

Nummernkreis entfernen und ändern

Entfernen Sie einen Nummernkreis nicht mehr, sobald einmal PDF-Dokumente mit diesem Nummernkreis generiert wurden. Sie können Nummernkreise allerdings nachträglich ändern. Der geänderte Nummernkreis muss sich von allen bereits verwendeten Nummernkreisen unterscheiden. Das heißt, Sie müssen immer mindestens eine Stelle ändern oder den Nummernkreis um eine Stelle erweitern. Eine Stelle darf jedoch nicht entfernt werden. War der vorherige Nummernkreis z.B. 13IN, ist als neuer Nummernkreis 13I nicht zulässig, 13IN0 hingegen schon.

7. Anschließende Aktionen automatisieren

Nachdem Sie Ihre Dokumentenvorlagen eingerichtet haben, können Sie im Bereich System » Systemeinstellungen » Aufträge » Ereignisse automatische Aktionen einstellen. Interessant ist beispielsweise das Buchen von Warenausgängen beim Rechnungsdruck. Weitere Aktionen, wie das automatische Versenden von aktionsgesteuerten E-Mails, sind ebenfalls einstellbar.

8. Steuerrechtliche Informationen zu Lieferungen ins Ausland

Wir empfehlen grundsätzlich, alle steuerrechtlichen Inhalte einer Dokumentenvorlage mit Ihrem Steuerberater zu besprechen, bevor Sie diese Inhalte verwenden.

8.1. EU-Lieferung

Bei Lieferungen in das europäische Ausland und vorliegender USt.-IdNr. wird die Rechnung automatisch netto ausgestellt. Aus steuerrechtlichen Gründen muss dabei die eigene USt.-IdNr. und die USt.-IdNr. des Kunden auf der Rechnung erscheinen. Außerdem muss ein Hinweistext abgedruckt werden.

Die USt.-IdNr. des Kunden ist als Datenfeld im Bereich Positionierung der Pflichtelemente verfügbar. Sie sollte im oberen Bereich der Rechnung mittels Koordinateneingabe positioniert werden.

Im Bereich Optionale Elemente unter Artikelpositionstabelle befindet sich das Datenfeld Steuerrechtlicher Hinweis 1. Dieses Datenfeld wird bei einer Lieferung in die EU bei vorliegender USt.-IdNr. ausgegeben.

Beispiel: Hinweistext für Deutschland

"Ausfuhrlieferung gemäß §4 Nr. 1a in Verbindung mit §6 UStG."

8.2. Ausfuhrlieferung

Ausfuhrlieferungen, d.h. Lieferungen in ein Land außerhalb der EU, werden ebenfalls netto erstellt. Für diesen Vorgang muss ebenfalls ein steuerrechtlicher Hinweistext ausgegeben werden.

Für diesen Hinweistext steht das Datenfeld Steuerrechtlicher Hinweis 2 zur Verfügung.

Die erforderlichen steuerrechtlichen Hinweise können individuell abweichen. Klären Sie den Wortlaut mit einem Steuerberater ab.

9. Differenzbesteuerte Artikelpositionen in Dokumenten

Für differenzbesteuerte Artikelpositionen und Summen in Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften gibt es zwei Einstellungen:

Zwischensumme für differenzbesteuerte Positionen
Hinweis zu den differenzbesteuerten Positionen

Damit diese Einstellungen greifen und auf den Dokumenten angezeigt werden, müssen Sie zuvor unter System » Systemeinstellungen » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Buchhaltung » Tab: Umsatzsteuersätze die Option Differenzbesteuerung in den Einstellungen des Standardlands auf einen der vier Steuersätze setzen. Bei der Einstellung Differenzbesteuerung handelt es sich um eine ältere Sonderimplementierung, bei der der Steuersatz für den gesamten Betrag der differenzbesteuerten Artikelpositionen verwendet wird und nicht nur für die Differenz zwischen Verkaufs- und Einkaufspreis.