Damit du so bequem wie möglich mit dem Abonnement arbeiten kannst, solltest du vorher einige vorbereitende Einstellungen beachten und vornehmen. Zum einen hast du die Möglichkeit, Standardeinstellungen für deine Abonnements zu wählen, so dass diese beim Anlegen neuer Abonnements vorausgewählt sind und nicht jedes Mal neu von dir eingestellt werden müssen. Auf diese Weise kannst du im voraus Einstellungen festlegen und beim Anlegen neuer Abonnements Zeit sparen. Zum anderen solltest du Benutzerrechte vergeben, wenn auch Benutzer:innen vom Typ Backend mit Abonnements arbeiten sollen. In den folgenden zwei Kapiteln werden sowohl die Standardeinstellungen als auch die Einstellungen für die Vergabe der notwendigen Benutzerrechte beschrieben.
Außerdem sind Tabellen individuell anpassbar. Das bedeutet, dass du selbst entscheiden kannst, welche Informationen dir in den Tabellenspalten angezeigt werden. Gehe dafür folgendermaßen vor:
Tabelle individualisieren:
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Klicke auf Spalten konfigurieren ().
→ Das Fenster Spalten konfigurieren öffnet sich.
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Wähle aus, welche Spalten angezeigt werden sollen.
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Verschiebe () die Spalten, so dass sie in der Reihenfolge angezeigt werden, in der du sie brauchst.
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Klicke auf Bestätigen, um deine Auswahl zu speichern.
Wenn du eine Tabelle angepasst hast, wird diese Auswahl gespeichert. Die Tabellen sind jederzeit anpassbar.
1.1. Standardeinstellungen festlegen
Im Menü Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Abonnement kannst du einige grundlegende Einstellungen in Form von Standardeinstellungen für deine Abonnements festlegen.
So sind die hier vorgenommenen Einstellungen für deine neu angelegten Abonnements dann vorausgewählt.
Sie können deine Arbeit beschleunigen, wenn du regelmäßig die gleichen Einstellungen beim Anlegen von Abonnements wählst. Es ist aber dennoch weiterhin möglich, beim Anlegen eines Abonnements abweichende Einstellungen zu wählen.
Gehe folgendermaßen vor, um die Standardeinstellungen vorzunehmen:
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Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Abonnement.
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Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.
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Speichere () die Einstellungen.
Tabelle 1. Standardeinstellungen des Abonnements
Einstellung |
Erläuterung |
Für fällige Abonnements automatisch Aufträge erzeugen. |
Stelle ein, ob für jedes Abonnement automatisch Aufträge mit zugeordneter Auftrags-ID erstellt werden sollen, wenn diese fällig sind.
Diese Aufträge werden dann automatisch in der Auftragsübersicht eingeordnet und sind dort bearbeitbar.
Beachte, dass die Aufträge nicht automatisch erzeugt werden und somit manuell angestoßen werden müssen, wenn du diese Option nicht aktivierst. |
Standard-Status |
Wähle einen Standardstatus aus, der für Abonnements gelten soll. Dieser Status ist dann für neu angelegte Abonnements vorausgewählt, bleibt aber individuell anpassbar. Zur Verfügung stehen dir alle Status, die du in deinem plentymarkets System festgelegt hast. |
Standard-Intervall |
Wähle optional einen Zeitabstand, in dem die Artikel eines Abonnements verschickt werden sollen, als Standard aus. Dieses Intervall ist dann für neu angelegte Abonnements vorausgewählt, bleibt aber individuell anpassbar. |
Standard-Eigner |
Wähle einen Standardeigner aus. Achte darauf, dass der zugewiesene Eigner die benötigten Benutzerrechte für das Abonnement hat. |
Standard-Herkunft |
Wähle eine Standardherkunft aus, wenn diese beim Anlegen neuer Abonnements vorausgewählt sein soll. |
Standard-Mandant |
Wähle einen Standardmandanten aus, wenn diese beim Anlegen neuer Abonnements vorausgewählt sein soll. |
1.1.1. Durchlaufvorschau
Im gleichen Menübereich unter Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Abonnement steht dir auch die Durchlaufvorschau zur Verfügung.
Klicke auf die Schaltfläche Durchlaufvorschau und eine Auflistung Fälliger Abonnements wird generiert. Diese sind aufsteigend nach der Auftrags-ID sortiert.
Zudem siehst du auf einen Blick die Laufzeit der Abonnements sowie den letzten und nächsten Durchlauf.
Die Fälligkeit der Abonnements wird systemseitig einmal täglich abgefragt und angestoßen. Die Durchlaufvorschau bietet dir nicht nur die Möglichkeit zur Übersicht und Überprüfung anstehender Abonnements, du kannst fällige Abonnements
hier auch selbst sofort anstoßen. Beachte dabei, dass hier alle auf einmal und sofort angestoßen werden, eine Auswahl einzelner ist in dieser Ansicht nicht möglich.
Wie du manuelle Durchläufe für einzelne Abonnements in der Detailansicht jedes Abonnements durchführst, wird weiter unten im Kapitel Abgeschlossene Aufträge: Durchläufe ausführlicher erläutert.
Werden dir also fällige Abonnements angezeigt, dann klicke für den sofortigen Anstoß rechts unten in der Tabelle auf Durchlaufvorschau und warte kurz.
Die Meldung Durchlauf durchgeführt nach Beendigung angezeigt. Die auf diese Weise generierten Aufträge findest du nun sowohl in der Auftragsübersicht, als auch im Bereich Abgeschlossene Aufträge in der Detailansicht des dazugehörigen Abonnements.
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Verwendung der Durchlaufvorschau
Der sofortige Anstoß aller fälligen Abonnements lässt sich nicht rückgängig machen. Du kannst aber in der Auftragsübersicht die generierten Aufträge stornieren.
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1.2. Benutzerrechte vergeben
Nutzer:innen vom Typ Backend sehen nur bestimmte Bereiche und Menüs in plentymarkets. Somit können sie nur eingeschränkt im System arbeiten. Sollen Mitarbeiter:innen mit dem Zugang Backend mit Abonnements arbeiten können, muss eine Nutzer:in vom Typ Admin zumindest die in Tabelle 2 beschriebenen Rechte für diese Benutzer:innen vergeben.
Mit diesen Rechten können Abonnements bearbeitet werden. Damit Benutzer:innen Abonnements auch anlegen können, müssen zusätzlich noch die Benutzerrechte aus Tabelle 3 vergeben werden.
Benutzerrechte für Backend-Benutzer:innen vergeben:
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Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer.
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Nutze die Suchfunktion () und öffne den zu bearbeitenden Benutzer.
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Aktiviere im Bereich Berechtigungen die Berechtigungen anhand von Tabelle 2.
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Speichere () die Einstellungen.
Benötigte Benutzerrechte, um Abonnements sehen und bearbeiten zu können:
Tabelle 2. Benutzerrechte für Bearbeitung von Abonnements
Einstellung |
Erläuterung |
Artikel > Artikel > Variante > Anzeigen |
Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Varianten zu sehen. |
Artikel > Artikel > Variante > Preis > Anzeigen |
Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Variantenpreise zu sehen. |
Artikel > Verkaufspreis > Anzeigen |
Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Verkaufspreise zu sehen. |
Aufträge > Anzeigen |
Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Aufträge zu sehen. |
CRM > Nachricht > Anzeigen |
Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Nachrichten zu sehen. |
Einrichtung > Tag > Anzeigen |
Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Tags zu sehen. |
Wenn Abonnements von Benutze:innen auch angelegt werden sollen, müssen zusätzlich zu den Benutzerrechten in Tabelle 2 noch folgende Benutzerrechte vergeben werden:
Tabelle 3. Benutzerrechte für Erstellung von Abonnements
Einstellung |
Erläuterung |
CRM > Adresse > Anzeigen |
Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Adressen zu sehen. |
CRM > Kontakt > Anzeigen |
Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Kontakte zu sehen. |
Einrichtung > Eigenschaft > Anzeigen |
Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Eigenschaften zu sehen. |
Einrichtung > Tag > Tag-Verknüpfung > Löschen |
Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Tag-Verknüpfungen zu löschen. |
POS > Kasse anzeigen |
Erlaubt Backend-Benutzer:innen, die Kasse zu sehen. |