Abonnement

Im Menü Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Abonnement kannst du einige grundlegende Einstellungen in Form von Standardeinstellungen für deine Abonnements festlegen. So sind die hier vorgenommenen Einstellungen für deine neu angelegten Abonnements dann vorausgewählt. Sie können deine Arbeit beschleunigen, wenn du regelmäßig die gleichen Einstellungen beim Anlegen von Abonnements wählst. Es ist aber dennoch weiterhin möglich, beim Anlegen eines Abonnements abweichende Einstellungen zu wählen.

Benutzer:innen vom Typ Backend sehen nur bestimmte Bereiche und Menüs in plentymarkets. Sie können also nur eingeschränkt im System arbeiten. Sollen Mitarbeiter:innen mit dem Zugang Backend Abonnements sehen und bearbeiten können, benötigen diese Mitarbeiter:innen mindestens die folgenden Rechte:

Sollen Mitarbeiter:innen mit dem Zugang Backend Abonnements auch anlegen können, benötigen diese Mitarbeiter:innen zusätzlich die folgenden Rechte:

Die Berechnungen des Nettowarenwertes und des Bruttowarenwertes erfolgen nach Anlegen des Abonnements automatisch. Zudem wird dir auch der Letzte Durchlauf des Abonnements angezeigt.
Aus dem Kontaktdatensatz des gewählten Kontaktes werden bereits Daten für das Abonnement übernommen. Dazu zählen zum Beispiel die Adressen oder die dem Kontakt zugeordnete Zahlungsart. Grundlegende Einstellungen des Abonnements werden in Tabelle 2 erläutert.

Sobald alle Pflichtfelder im Bereich Details ausgefüllt wurden, können dem Abonnement Artikel hinzugefügt werden.

Zur vollständigen Anlage des Abonnements müssen Artikel hinzugefügt werden. Erst danach wird das Abonnement gespeichert und angelegt. Gehe dafür wie im Folgenden beschrieben vor.

Mithilfe der Filter Bookmarks () kannst du ausgewählte Filter in der UI speichern. Die damit ausgewählten Filter sind dann bei jedem Öffnen des Menüs vorausgewählt, ähnlich wie Lesezeichen. Jede:r Benutzer:in kann eigene Filter festlegen.

Vom Warenkorb aus kannst du die Eigenschaften der Auftragspositionen eines Abonnements (Bestelleigenschaften) bearbeiten. Die hier vorgenommenen Änderungen gelten nur für die Auftragspositionen dieses Abonnements. Die im System angelegten Eigenschaften werden nicht überschrieben. Es stehen dir hier nur Eigenschaften zur Verfügung, die du bereits im System angelegt hast.
Möchtest du Eigenschaften erstellen und bearbeiten oder bist noch nicht mit der Struktur von Eigenschaften vertraut, informiere dich im Handbuchkapitel Eigenschaften.

Damit eine Eigenschaft an einer Auftragsposition gesetzt werden kann, muss sie in den Eigenschaftseinstellungen im Bereich Optionen als Bestelleigenschaft definiert werden. Lege unter Optionen außerdem mögliche Aufpreise und Besteuerungen fest. Die hier hinterlegten Werte werden in die Berechnungen einbezogen.

Ist bereits eine Eigenschaft mit einer Auftragsposition verknüpft, wird diese in einer zweiten Tabellenzeile direkt unterhalb der dazugehörigen Auftragsposition angezeigt. Durch Klicken auf wird die zweite Tabellenzeile angezeigt. Hier findest du Angaben zu Name, Wert und Aufpreis der Eigenschaft. Zudem kannst du die Eigenschaften der Auftragspositionen löschen (). Gelöschte Eigenschaften werden dann für dieses Abonnement nicht berücksichtigt.
Um die Eigenschaften zu bearbeiten oder weitere bereits bestehende Eigenschaften zu einer Auftragspositionen hinzuzufügen, klicke auf Eigenschaften bearbeiten (). Das Bearbeitungsfenster Eigenschaften von [ausgewählte Auftragsposition mit ID] bearbeiten öffnet sich und du kannst weitere Anpassungen vornehmen. Folgende Angaben zu Eigenschaften einer Auftragsposition werden hier angezeigt:

Zudem hast du in diesem Fenster einige weitere Bearbeitungsmöglichkeiten. Durch Klicken auf Löschen () entfernst du eine Eigenschaft von einer Auftragsposition. Diese Eigenschaft wird dann für dieses Abonnement nicht berücksichtigt.
Du kannst weitere bereits angelegte Eigenschaften hinzufügen. Wähle eine Eigenschaft aus der Dropdown-Liste des Feldes Eigenschaft wählen aus und füge sie durch Klicken auf Eigenschaft hinzufügen () zu dieser Auftragsposition hinzu.
Hast du alle erforderlichen Anpassungen vorgenommen, klicke auf Eigenschaften speichern. Klickst du auf Verwerfen, wird keine der vorgenommenen Änderungen übernommen. Das Bearbeitungsfenster wird geschlossen und du kannst nach Bedarf die Eigenschaften weiterer Auftragspositionen auf die gleiche Weise bearbeiten.

Wenn du die Eigenschaften auf Dokumenten ausgeben lassen möchtest, musst du dies in der Konfiguration der Eigenschaften einstellen. Stelle sicher, dass im Bereich Sichtbarkeiten

Wo die Eigenschaften auf dem Dokument ausgegeben werden, hängt von der jeweiligen Eigenschaft und ihrer Konfiguration ab. Eigenschaften, die in der Konfiguration im Bereich Optionen keinen Steuersatz zugewiesen bekommen haben oder für die aus der Dropdown-Liste Bestelleigenschaft die Option zusätzliche Kosten anzeigen ausgewählt ist, werden unter den Summen angezeigt. Andere Eigenschaften werden in der Artikelpositionstabelle angezeigt.

Speichere () den Warenkorb, wenn du mit der Bearbeitung der Auftragseigenschaften und des Warenkorbs fertig bist. Nach dem Speichern wirst du zur Detailansicht des Abonnements zurückgeleitet.

Auch nach Anlegen des Abonnements kannst du die Artikelliste bearbeiten und anpassen. Dies geht solange, bis ein Durchlauf einen ersten Auftrag generiert hat. Danach ist das Abonnement gesperrt nur noch eingeschränkt bearbeitbar. Es ist möglich das Abonnement zu entsperren, danach kann auch die Artikelliste bearbeitet werden.

Über Hinzufügen () wirst du direkt zur Artikelsuche weitergeleitet und kannst wie unter Artikelliste erstellen beschrieben Artikel hinzufügen. Auch die unten aufgeführten Bearbeitungsmöglichkeiten stehen dir hier offen.

Oder gehe über Bearbeiten () und gelange direkt zum bestehenden Warenkorb () für das ausgewählte Abonnement. Folgende Bearbeitungsmöglichkeiten stehen dir dort zur Verfügung:

Speichere () den Warenkorb, nachdem du die gewünschten Änderungen vorgenommen hast. Du wirst dann direkt zu den Einstellungen des Abonnements zurückgeleitet. Bruttowarenwert und Nettowarenwert werden automatisch neu berechnet und dir angezeigt.

In der Detailansicht des Abonnements kannst du zudem den Artikelnamen ändern. Auch diese Änderung gilt nur für das ausgewählte Abonnement.

Sowohl der Nettowarenwert als auch der Bruttowarenwert wurden nach Anlegen der Artikelliste und Speichern des Abonnements automatisch berechnet. Nach dem Speichern des Abonnements kannst du die Versandart und die Versandkosten bearbeiten.

In diesem Bereich werden dir die bereits abgeschlossene Aufträge des Abonnements angezeigt. Diese können durch automatische oder manuelle Durchläufe entstanden sein. Ein automatischer Durchlauf erfolgt in den Zeitabständen, die du im Intervall für das Abonnement ausgewählt hast. Ist das Ende des Abonnements erreicht oder wird es gekündigt, finden keine automatischen Durchläufe mehr statt.

Zusätzlich zu den automatischen Durchläufen hast du die Möglichkeit, einen manuellen Durchlauf anzustoßen. Beachte, dass ein manueller Durchlauf immer sofort ausgeführt wird. Gehe für das Anstoßen eines manuellen Durchlaufs wie folgt vor:

Im Bereich Abgeschlossene Aufträge wird dir nicht nur die ID angezeigt, du erhältst auch Informationen zum Auftrag, z.B. wann der Auftrag erstellt wurde oder welche Zahlungsart ausgewählt ist. Zudem hast du die Möglichkeit, einzelne Aufträge eines Abonnements zu löschen (). Durch das Löschen des Auftrages wird er gleichzeitig auch aus der Auftragsübersicht unter Aufträge bearbeiten entfernt. Beachte, dass Aufträge nicht gelöscht werden können, wenn bereits steuerrelevante Dokumente, wie z.B. eine Rechnung, erzeugt wurden.

Nutze den Messenger, um im Backend Nachrichten zu erstellen, die deinen Kontakten zugeordnet werden. Diese Nachrichten funktionieren wie Notizen und sind nur in deinem plentymarkets Backend sichtbar und können nicht von deinen Kontakten aufgerufen werden.

Die Nachricht kannst du entweder in der Detailansicht des Abonnements unter Messenger öffnen oder in dem Kontakt, zu dem du die Nachricht bzw. Notiz erstellt hast. Gehe dazu in die Kontaktansicht. Eine ausführliche Anleitung zu Kundennotizen findest du im Kapitel Nachrichten mit dem Messenger verwalten.

Stelle noch die Sortierung im Messenger ein, indem du auswählst, ob dir die Nachrichten nach Datum auf- oder absteigend sortiert angezeigt werden sollen.

Die Auftragshistorie bietet dir eine Übersicht über die ausgeführten Aktionen in einem angelegten Abonnement. Aufgeführt werden nach Datum sortiert z.B. Aktualisierungen von Aufträgen oder das Entsperren und Sperren von Abonnnements. In der Tabelle siehst du, wann die Aktion durchgeführt wurde, von welchem Benutzer, um welche Aktion es sich handelt und in welchem Status des Abonnements die Aktion ausgeführt wurde.

Du möchtest das Abonnement einer Kund:in anpassen oder alle Abonnements überprüfen, die noch keinen initialen Durchlauf hatten? Dann führe eine Suche () in der Abonnements-Übersicht aus.

Mithilfe der Filter Bookmarks () kannst du ausgewählte Filter in der UI speichern. Die damit ausgewählten Filter sind dann bei jedem Öffnen des Menüs vorausgewählt, ähnlich wie Lesezeichen. Jede:r Benutzer:in kann eigene Filter festlegen.

In der Übersichtsansicht steht dir auch die Gruppenfunktion Manueller Durchlauf zur Verfügung. Mit dieser Funktion kannst du für bis zu 20 ausgewählte Abonnements auf einmal einen manuellen Durchlauf anstoßen. Wie auch beim Anstoßen eines einzelnen manuellen Durchlaufs in der Detailansicht eines Abonnements, wird der manuelle Durchlauf der Gruppenfunktion sofort ausgeführt.

In der Auftragsübersicht im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten werden die durch die Abonnements generierten Aufträge aufgelistet. In der Titelzeile des Auftrags wird dir angezeigt, zu welchem Abonnement ein Auftrag gehört. Wenn du auf die ID des Abonnements klickst, wirst du zur Detailansicht des Abonnements geleitet. Hier kannst du das ausgewählte Abonnement bearbeiten.

Die Aufträge eines Abonnements verwaltest du hier in der Auftragsübersicht, wie andere Aufträge auch. Eine Beschreibung der Bearbeitungsmöglichkeiten findest du im Kapitel Aufträge bearbeiten.