Abonnement

Das Modul Abonnement ermöglicht es dir, für Kund:innen intervallgesteuert automatisierte Aufträge anzulegen. So bekommen deine Kund:innen in regelmäßigen zeitlichen Abständen die ausgewählten Artikel zugeschickt, ohne dass du jeden Auftrag einzeln anlegen musst. Erstelle ein individuelles Abonnement für eine Kund:in und konfiguriere es wie gewünscht.
Die Erstellung und Bearbeitung der Abonnements findet gut überschaubar in einem eigenen Bereich im Backend deines plentymarkets Systems statt. Durch Abonnements generierte Aufträge bearbeitest du dann wie andere Aufträge auch in der Auftragsübersicht. Im Folgenden erfährst du, wie du Abonnements anlegst, die Einstellungen vornimmst und welche Bearbeitungsmöglichkeiten dir zur Verfügung stehen.

1. Vorbereitende Einstellungen

Damit du so bequem wie möglich mit dem Abonnement arbeiten kannst, solltest du vorher einige vorbereitende Einstellungen beachten und vornehmen. Zum einen hast du die Möglichkeit, Standardeinstellungen für deine Abonnements zu wählen, so dass diese beim Anlegen neuer Abonnements vorausgewählt sind und nicht jedes Mal neu von dir eingestellt werden müssen. Auf diese Weise kannst du im voraus Einstellungen festlegen und beim Anlegen neuer Abonnements Zeit sparen. Zum anderen solltest du Benutzerrechte vergeben, wenn auch Benutzer:innen vom Typ Backend mit Abonnements arbeiten sollen. In den folgenden zwei Kapiteln werden sowohl die Standardeinstellungen als auch die Einstellungen für die Vergabe der notwendigen Benutzerrechte beschrieben.

Außerdem sind Tabellen individuell anpassbar. Das bedeutet, dass du selbst entscheiden kannst, welche Informationen dir in den Tabellenspalten angezeigt werden. Gehe dafür folgendermaßen vor:

Tabelle individualisieren:

Klicke auf Spalten konfigurieren ().
→ Das Fenster Spalten konfigurieren öffnet sich.
Wähle aus, welche Spalten angezeigt werden sollen.
Verschiebe () die Spalten, so dass sie in der Reihenfolge angezeigt werden, in der du sie brauchst.
Klicke auf Bestätigen, um deine Auswahl zu speichern.

Wenn du eine Tabelle angepasst hast, wird diese Auswahl gespeichert. Die Tabellen sind jederzeit anpassbar.

1.1. Standardeinstellungen festlegen

Im Menü Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Abonnement kannst du einige grundlegende Einstellungen in Form von Standardeinstellungen für deine Abonnements festlegen. So sind die hier vorgenommenen Einstellungen für deine neu angelegten Abonnements dann vorausgewählt. Sie können deine Arbeit beschleunigen, wenn du regelmäßig die gleichen Einstellungen beim Anlegen von Abonnements wählst. Es ist aber dennoch weiterhin möglich, beim Anlegen eines Abonnements abweichende Einstellungen zu wählen.

Gehe folgendermaßen vor, um die Standardeinstellungen vorzunehmen:

Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Abonnement.
Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.
Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 1. Standardeinstellungen des Abonnements
Einstellung	Erläuterung
Für fällige Abonnements automatisch Aufträge erzeugen.	Stelle ein, ob für jedes Abonnement automatisch Aufträge mit zugeordneter Auftrags-ID erstellt werden sollen, wenn diese fällig sind. Diese Aufträge werden dann automatisch in der Auftragsübersicht eingeordnet und sind dort bearbeitbar. Beachte, dass die Aufträge nicht automatisch erzeugt werden und somit manuell angestoßen werden müssen, wenn du diese Option nicht aktivierst.
Standard-Status	Wähle einen Standardstatus aus, der für Abonnements gelten soll. Dieser Status ist dann für neu angelegte Abonnements vorausgewählt, bleibt aber individuell anpassbar. Zur Verfügung stehen dir alle Status, die du in deinem plentymarkets System festgelegt hast.
Standard-Intervall	Wähle optional einen Zeitabstand, in dem die Artikel eines Abonnements verschickt werden sollen, als Standard aus. Dieses Intervall ist dann für neu angelegte Abonnements vorausgewählt, bleibt aber individuell anpassbar.
Standard-Eigner	Wähle einen Standardeigner aus. Achte darauf, dass der zugewiesene Eigner die benötigten Benutzerrechte für das Abonnement hat.
Standard-Herkunft	Wähle eine Standardherkunft aus, wenn diese beim Anlegen neuer Abonnements vorausgewählt sein soll.
Standard-Mandant	Wähle einen Standardmandanten aus, wenn diese beim Anlegen neuer Abonnements vorausgewählt sein soll.

1.1.1. Durchlaufvorschau

Im gleichen Menübereich unter Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Abonnement steht dir auch die Durchlaufvorschau zur Verfügung. Klicke auf die Schaltfläche Durchlaufvorschau und eine Auflistung Fälliger Abonnements wird generiert. Diese sind aufsteigend nach der Auftrags-ID sortiert. Zudem siehst du auf einen Blick die Laufzeit der Abonnements sowie den letzten und nächsten Durchlauf.

Die Fälligkeit der Abonnements wird systemseitig einmal täglich abgefragt und angestoßen. Die Durchlaufvorschau bietet dir nicht nur die Möglichkeit zur Übersicht und Überprüfung anstehender Abonnements, du kannst fällige Abonnements hier auch selbst sofort anstoßen. Beachte dabei, dass hier alle auf einmal und sofort angestoßen werden, eine Auswahl einzelner ist in dieser Ansicht nicht möglich. Wie du manuelle Durchläufe für einzelne Abonnements in der Detailansicht jedes Abonnements durchführst, wird weiter unten im Kapitel Abgeschlossene Aufträge: Durchläufe ausführlicher erläutert.

Werden dir also fällige Abonnements angezeigt, dann klicke für den sofortigen Anstoß rechts unten in der Tabelle auf Durchlaufvorschau und warte kurz. Die Meldung Durchlauf durchgeführt nach Beendigung angezeigt. Die auf diese Weise generierten Aufträge findest du nun sowohl in der Auftragsübersicht, als auch im Bereich Abgeschlossene Aufträge in der Detailansicht des dazugehörigen Abonnements.

Verwendung der Durchlaufvorschau

Der sofortige Anstoß aller fälligen Abonnements lässt sich nicht rückgängig machen. Du kannst aber in der Auftragsübersicht die generierten Aufträge stornieren.

1.2. Benutzerrechte vergeben

Nutzer:innen vom Typ Backend sehen nur bestimmte Bereiche und Menüs in plentymarkets. Somit können sie nur eingeschränkt im System arbeiten. Sollen Mitarbeiter:innen mit dem Zugang Backend mit Abonnements arbeiten können, muss eine Nutzer:in vom Typ Admin zumindest die in Tabelle 2 beschriebenen Rechte für diese Benutzer:innen vergeben. Mit diesen Rechten können Abonnements bearbeitet werden. Damit Benutzer:innen Abonnements auch anlegen können, müssen zusätzlich noch die Benutzerrechte aus Tabelle 3 vergeben werden.

Benutzerrechte für Backend-Benutzer:innen vergeben:

Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer.
Nutze die Suchfunktion () und öffne den zu bearbeitenden Benutzer.
Aktiviere im Bereich Berechtigungen die Berechtigungen anhand von Tabelle 2.
Speichere () die Einstellungen.

Benötigte Benutzerrechte, um Abonnements sehen und bearbeiten zu können:

Tabelle 2. Benutzerrechte für Bearbeitung von Abonnements
Einstellung	Erläuterung
Artikel > Artikel > Variante > Anzeigen	Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Varianten zu sehen.
Artikel > Artikel > Variante > Preis > Anzeigen	Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Variantenpreise zu sehen.
Artikel > Verkaufspreis > Anzeigen	Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Verkaufspreise zu sehen.
Aufträge > Anzeigen	Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Aufträge zu sehen.
CRM > Nachricht > Anzeigen	Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Nachrichten zu sehen.
Einrichtung > Tag > Anzeigen	Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Tags zu sehen.

Wenn Abonnements von Benutze:innen auch angelegt werden sollen, müssen zusätzlich zu den Benutzerrechten in Tabelle 2 noch folgende Benutzerrechte vergeben werden:

Tabelle 3. Benutzerrechte für Erstellung von Abonnements
Einstellung	Erläuterung
CRM > Adresse > Anzeigen	Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Adressen zu sehen.
CRM > Kontakt > Anzeigen	Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Kontakte zu sehen.
Einrichtung > Eigenschaft > Anzeigen	Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Eigenschaften zu sehen.
Einrichtung > Tag > Tag-Verknüpfung > Löschen	Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Tag-Verknüpfungen zu löschen.
POS > Kasse anzeigen	Erlaubt Backend-Benutzer:innen, die Kasse zu sehen.

2. Neues Abonnement anlegen

Für das Anlegen eines neuen Abonnements gehst du über das Menü CRM » Kontakte.

Neues Abonnement über die Kontaktübersicht anlegen:

Öffne das Menü CRM » Kontakte.
Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
→ Die Kontakte, die den Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.
Klicke in die Zeile des Kontakts auf Aktionen.
→ Eine Auswahl der verfügbaren Optionen wird geöffnet.
Klicke in der Auswahl auf Neues Abonnement.
→ Du wirst automatisch zu den Einstellungen für das neue Abonnement weitergeleitet.

2.1. Einstellungen vornehmen

Die Berechnungen des Nettowarenwertes und des Bruttowarenwertes erfolgen nach Anlegen des Abonnements automatisch. Zudem wird dir auch der Letzte Durchlauf des Abonnements angezeigt. Grundlegende Einstellungen des Abonnements werden in Tabelle 4 erläutert.

Tabelle 4. Erläuterungen zu den Einstellungen des Abonnements
Einstellung	Erläuterung
Status	Wenn du einen Standardstatus eingestellt hast, ist dieser hier vorausgewählt. Darüber hinaus stehen dir hier alle Status zur Verfügung, die du in deinem plentymarkets System angelegt hast. Wähle den passenden Status manuell aus der Dropdown-Liste aus.
Tags	Hier stehen dir Tags zur Verfügung, die du in deinem plentymarkets System angelegt hast. Wähle den gewünschten Tag aus der Dropdown-Liste aus.
Rechnungsadresse	Wähle aus der Dropdown-Liste die gewünschte Rechnungsadresse des ausgewählten Kontaktes aus. Dies ist ein Pflichtfeld.
Lieferadresse	Wähle aus der Dropdown-Liste die gewünschte Lieferadresse des ausgewählten Kontaktes aus. Dies ist ein Pflichtfeld.
Abo-Intervall	Das hier gewählte Intervall legt fest, in welchen Zeitabständen Artikel an Kund:innen versendet werden. Wenn du einen Standard-Intervall eingestellt hast, ist dieser hier vorausgewählt. Das Intervall lässt sich durch die Auswahl in der Dropdown-Liste anpassen. Dies ist ein Pflichtfeld.
Währung	Wähle die Währung für das Abonnement aus. Die von dir eingestellte Systemwährung ist vorausgewählt.
Beginn des Abonnements	Wähle das Startdatum () für das Abonnement aus. Beachte, dass das Startdatum vor dem Enddatum liegen muss. Wenn das Startdatum in der Vergangenheit liegt, wird der erste automatische Durchlauf für das Abonnement am ausgewählten Startdatum plus dem ausgewählten Intervall ausgeführt. Vorher wird kein automatischer Durchlauf ausgeführt. Es ist aber jederzeit möglich einen manuellen Durchlauf anzustoßen. Dies ist ein Pflichtfeld.
Ende des Abonnements	Wähle das Enddatum () für das Abonnement aus. Beachte, dass das Enddatum nach dem Startdatum liegen muss. Dies ist ein Pflichtfeld.
Gekündigt	Die Eingabe eines Datums () ist erst nach Erstellung des Abonnements möglich. Das Datum wird manuell eingetragen und bezieht sich auf den Zeitpunkt der Kündigung.
Zahlungsart	Zahlungsart wählen, die für das Abonnement gelten soll. In der Dropdown-Liste werden dir alle Zahlungsarten angeboten, die bereits in deinem plentymarkets System integriert sind. Dies ist ein Pflichtfeld.
Versandkosten	Dieses Feld ist nach der Erstellung des Abonnements verfügbar. Wenn erforderlich, kannst du die Versandkosten nach Erstellung des Abonnements anpassen. Bei einer Änderung werden der Netto- und der Bruttowarenwert automatisch neu berechnet und angezeigt.
Versandart	Dieses Feld ist nach der Erstellung des Abonnements verfügbar. Um die Versandart bearbeiten zu können, klicke nach Erstellung und Speichern des Abonnements auf Versandprofilverknüpfungen neu berechnen (). Die Versandart ist nun bearbeitbar. Bei einer Änderung werden der Netto- und der Bruttowarenwert automatisch neu berechnet und angezeigt.
Mandant	Wähle den Mandanten aus, für den das Abonnement gelten soll. Wenn du einen Standard-Mandanten eingestellt hast, ist dieser hier vorausgewählt, ansonsten ist der vorausgewählte Mandant Standard Shop. Dies ist ein Pflichtfeld.
Eigner	Wenn du einen Standard-Eigner eingestellt hast, ist dieser hier vorausgewählt. Der Eigner lässt sich durch die Auswahl in der Dropdown-Liste anpassen.
Herkunft	Auftragsherkunft für Abonnements festlegen. Die Herkunft Manuelle Eingabe ist vorausgewählt. Es werden nur die Herkünfte angezeigt, die im Backend aktiv geschaltet sind. Dies ist ein Pflichtfeld.

2.2. Artikelliste erstellen

Zur vollständigen Anlage des Abonnements müssen Artikel hinzugefügt werden. Erst danach wird das Abonnement gespeichert und angelegt.

Artikel zur Artikelliste hinzufügen:

Klicke unter Artikelliste auf hinzufügen ().
→ Du wirst zu den Auftragspositionen weitergeleitet.
Füge den oder die Artikel in gewünschter Menge zum Warenkorb () hinzu. Du kannst hierfür die Artikelsuche () nutzen.
Speichere () den Warenkorb ().
→ Das Abonnement wird angelegt und du wirst zu den Einstellungen des Abonnements zurückgeleitet.
Speichere () das Abonnement.
→ Das Abonnement ist angelegt.

Preise in den Artikelpositionen

Beachte, dass dir in der Artikelübersicht je nach zuvor ausgewähltem Kontakt unterschiedliche Preise angezeigt werden können. Dies ist abhängig davon, wie du die Preiseinstellungen für dein plentymarkets System umgesetzt hast. Informationen dazu findest du auf den Handbuchseiten zum Thema Buchhaltung sowie zum Thema Verkaufspreise.

Tabelle Auftragspositionen individualisieren

Die Tabelle zum Hinzufügen von Auftragspositionen lässt sich individuell anpassen. Du kannst wählen, welche Tabellenspalten dir in welcher Reihenfolge in der Tabelle angezeigt werden sollen. Standardmäßig werden dir beim Öffnen des Menüs folgende Tabellenspalten angezeigt:

Artikelname
Varianten-ID / Nr.
Attribute
Original VK
Menge

Die folgenden Tabellenspalten können ausgewählt werden, werden aber standardmäßig nicht angezeigt:

Artikel-ID
Varianten-ID
Variantennummer
Variantenname
Barcode

Passe die Tabelle deinen Bedürfnissen und deinem Arbeitsablauf an. Wenn du die Tabelle angepasst hast, wird diese Auswahl gespeichert. Die Tabelle ist jederzeit anpassbar.

Tabelle individualisieren:

Klicke auf Spalten konfigurieren ().
→ Das Fenster Spalten konfigurieren öffnet sich.
Wähle aus, welche Spalten angezeigt werden sollen.
Verschiebe () die Spalten, so dass sie in der Reihenfolge angezeigt werden, in der du sie brauchst.
Klicke auf Bestätigen, um deine Auswahl zu speichern.

2.3. Artikelliste bearbeiten

Auch nach Anlegen des Abonnements kannst du die Artikelliste bearbeiten und anpassen. Dies geht solange, bis ein Durchlauf einen ersten Auftrag generiert hat. Danach ist das Abonnement nur noch eingeschränkt bearbeitbar.

Tabelle Artikelliste individualisieren

Die Tabelle Artikelliste lässt sich individuell anpassen. Du kannst wählen, welche Tabellenspalten dir in welcher Reihenfolge in der Tabelle angezeigt werden sollen. Standardmäßig werden dir beim Öffnen des Menüs folgende Tabellenspalten angezeigt:

Artikelname
Varianten-ID / Nr.
Attribute
Preis
Menge

Die folgenden Tabellenspalten können ausgewählt werden, werden aber standardmäßig nicht angezeigt:

Artikel-ID
Varianten-ID
Variantennummer
Variantenname

Passe die Tabelle deinen Bedürfnissen und deinem Arbeitsablauf an. Wenn du die Tabelle angepasst hast, wird diese Auswahl gespeichert. Die Tabelle ist jederzeit anpassbar.

Tabelle individualisieren:

Klicke auf Spalten konfigurieren ().
→ Das Fenster Spalten konfigurieren öffnet sich.
Wähle aus, welche Spalten angezeigt werden sollen.
Verschiebe () die Spalten, so dass sie in der Reihenfolge angezeigt werden, in der du sie brauchst.
Klicke auf Bestätigen, um deine Auswahl zu speichern.

Über Hinzufügen () wirst du direkt zur Artikelsuche weitergeleitet und kannst wie unter Artikelliste erstellen beschrieben Artikel hinzufügen. Auch die unten aufgeführten Bearbeitungsmöglichkeiten stehen dir hier offen.

Oder gehe über Bearbeiten () und gelange direkt zum bestehenden Warenkorb () für das ausgewählte Abonnement. Folgende Bearbeitungsmöglichkeiten stehen dir dort zur Verfügung:

Tabelle 5. Bearbeitungsmöglichkeiten der Artikelliste
Einstellung	Erläuterung
Artikel hinzufügen	Füge weitere Artikel zum Warenkorb des Abonnements hinzu (). Gehe dabei wie unter Artikelliste erstellen beschrieben vor.
Artikel löschen	Entferne Artikel aus dem Warenkorb des Abonnements über Artikel löschen ().
Mengen anpassen	Ändere die Menge eines Artikels im Warenkorb des Abonnements durch Klicken in die Zeile des Artikels im Warenkorb.
Preise anpassen	Passe den Preis eines Artikels im Warenkorb des Abonnements an. Beachte, dass die Preisänderung nur für das ausgewählte Abonnement gilt.

Speichere () den Warenkorb, nachdem du die gewünschten Änderungen vorgenommen hast. Du wirst dann direkt zu den Einstellungen des Abonnements zurückgeleitet. Bruttowarenwert und Nettowarenwert werden automatisch neu berechnet und dir angezeigt.

Tabelle Warenkorb individualisieren

Die Tabelle Warenkorb lässt sich individuell anpassen. Du kannst wählen, welche Tabellenspalten dir in welcher Reihenfolge in der Tabelle angezeigt werden sollen. Standardmäßig werden dir beim Öffnen des Menüs folgende Tabellenspalten angezeigt:

Artikelname
Varianten-ID / Nr.
Attribute
Verkaufsreis
Menge

Die folgenden Tabellenspalten können ausgewählt werden, werden aber standardmäßig nicht angezeigt:

Artikel-ID
Varianten-ID
Variantennummer
Variantenname
Barcode

Passe die Tabelle deinen Bedürfnissen und deinem Arbeitsablauf an. Wenn du die Tabelle angepasst hast, wird diese Auswahl gespeichert. Die Tabelle ist jederzeit anpassbar.

Tabelle individualisieren:

Klicke auf Spalten konfigurieren ().
→ Das Fenster Spalten konfigurieren öffnet sich.
Wähle aus, welche Spalten angezeigt werden sollen.
Verschiebe () die Spalten, so dass sie in der Reihenfolge angezeigt werden, in der du sie brauchst.
Klicke auf Bestätigen, um deine Auswahl zu speichern.

In der Detailansicht des Abonnements kannst du zudem den Artikelnamen ändern. Auch diese Änderung gilt nur für das ausgewählte Abonnement.

Änderungen an Artikeln

Änderungen an Artikeln in der Ansicht des Abonnements gelten nur für das ausgewählte Abonnement. Für dauerhafte Änderungen an Artikeln müssen die Anpassungen unter Artikel » Artikel bearbeiten oder Einrichtung » Artikel vorgenommen werden. Die Bearbeitung von Artikeln ist im Handbuch im Kapitel Artikel beschrieben.

2.4. Versandart und Versandkosten ändern

Sowohl der Nettowarenwert als auch der Bruttowarenwert wurden nach Anlegen der Artikelliste und Speichern des Abonnements automatisch berechnet. Nach dem Speichern des Abonnements kannst du die Versandart und die Versandkosten bearbeiten.

Versandprofilverknüpfungen neu berechnen:

Klicke auf Versandprofilverknüpfungen neu berechnen ().
→ Während der Neuberechnung sind die Bearbeitungsmöglichkeiten kurzzeitig gesperrt.
Wähle unter Versandart die gewünschte aus. Es stehen dir die Versandarten zur Verfügung, die du in deinem plentymarkets System hinterlegt hast.
→ Die Versandkosten werden automatisch eingefügt.
Passe die Versandkosten manuell an, wenn du sie ändern möchtest.
Speichere () das Abonnement.
→ Nettowarenwert und Bruttowarenwert werden automatisch neu berechnet.

3. Weitere Funktionen in der Detailansicht

In der Detailansicht eines ausgewählten Abonnements stehen dir neben den oben beschriebenen zudem die Funktionen Abgeschlossene Aufträge, Messenger und die Auftragshistorie zur Verfügung. Diese kannst du wahlweise über das Menü links oder im unteren Bereich der Detailansicht ansteuern.

3.1. Abgeschlossene Aufträge: Durchläufe

In diesem Bereich werden dir die bereits abgeschlossene Aufträge des Abonnements angezeigt. Diese können durch automatische oder manuelle Durchläufe entstanden sein. Ein automatischer Durchlauf erfolgt in den Zeitabständen, die du im Intervall für das Abonnement ausgewählt hast. Ist das Ende des Abonnements erreicht oder wird es gekündigt, finden keine automatischen Durchläufe mehr statt.

Zusätzlich zu den automatischen Durchläufen hast du die Möglichkeit, einen manuellen Durchlauf anzustoßen. Beachte, dass ein manueller Durchlauf immer sofort ausgeführt wird. Gehe für das Anstoßen eines manuellen Durchlaufes wie folgt vor:

Anstoß eines manuellen Durchlaufes:

Gehe in der Detailansicht des ausgewählten Abonnements in den Bereich Abgeschlossene Aufträge.
Klicke auf Manueller Durchlauf.
Wähle in der Abfrage aus, ob du den nächsten automatischen Durchlauf des Abonnements überspringen möchtest oder nicht.
→ Der nächste automatische Durchlauf hängt vom gewählten Intervall ab.
Der manuelle Durchlauf wird durchgeführt.
→ Der Auftrag erhält eine Auftrags-ID und ist sowohl im Bereich Abgeschlossene Aufträge als auch in der Auftragsübersicht zu sehen.

Im Bereich Abgeschlossene Aufträge wird dir nicht nur die ID angezeigt, du erhältst auch Informationen zum Auftrag, z.B. wann der Auftrag erstellt wurde oder welche Zahlungsart ausgewählt ist. Zudem hast du die Möglichkeit, einzelne Aufträge eines Abonnements zu löschen (). Durch das Löschen des Auftrages wird er gleichzeitig auch aus der Auftragsübersicht unter Aufträge bearbeiten entfernt. Beachte, dass Aufträge nicht gelöscht werden können, wenn bereits steuerrelevante Dokumente, wie z.B. eine Rechnung, erzeugt wurden.

Überspringen eines automatischen Durchlaufes

Wenn du bei Durchführung eines manuellen Durchlaufes Nächsten automatischen Durchlauf überspringen gewählt hast, wird der nächste automatische Durchlauf auch dann übersprungen, wenn du den Auftrag aus dem manuellen Durchlauf löschst.

Tabelle Abgeschlossene Aufträge individualisieren

Die Tabelle Abgeschlossene Aufträge lässt sich individuell anpassen. Du kannst wählen, welche Tabellenspalten dir in welcher Reihenfolge in der Tabelle angezeigt werden sollen. Passe die Tabelle damit deinen Bedürfnissen und deinem Arbeitsablauf an. Wenn du die Tabelle angepasst hast, wird diese Auswahl gespeichert. Die Tabelle ist jederzeit anpassbar.

Tabelle individualisieren:

Klicke auf Spalten konfigurieren ().
→ Das Fenster Spalten konfigurieren öffnet sich.
Wähle aus, welche Spalten angezeigt werden sollen.
Verschiebe () die Spalten, so dass sie in der Reihenfolge angezeigt werden, in der du sie brauchst.
Klicke auf Bestätigen, um deine Auswahl zu speichern.

3.1.1. Sperrung und Entsperrung von Abonnements

Nach Generierung des ersten Auftrages wird das Abonnement gesperrt und die Bearbeitungsmöglichkeiten in der Detailansicht stehen nur noch sehr eingeschränkt zur Verfügung. End- und Kündigungsdatum des Abonnements bleiben bearbeitbar. Wird der Auftrag gelöscht, wird auch das Abonnement wieder freigeschaltet. Beachte aber, dass Aufträge nicht gelöscht werden können, sobald steuerrelevante Dokumente für diesen Auftrag existieren.

Zudem gibt es die Möglichkeit durch Klick auf Entsperren () das Abonnement zu entsperren, so dass alle Bearbeitungsmöglichkeiten wieder zur Verfügung stehen. Es wird in der Auftragshistorie dokumentiert, welche Benutzer:in diese Aktion wann ausgeführt hat. Durch einen Klick auf Sperren () wird das Abonnement wieder gesperrt. Wird dieser Schritt nicht ausgeführt, wird das Abonnement automatisch nach dem nächsten Durchlauf wieder gesperrt. Es empfiehlt sich aber, das Abonnement nach der Bearbeitung wieder zu sperren, da auch diese Aktion einen Eintrag in der Auftragshistorie bekommt. So wird die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung eines Abonnements sichergestellt.

3.2. Messenger nutzen

Nutze den Messenger, um im Backend Nachrichten zu erstellen, die deinen Kontakten zugeordnet werden. Diese Nachrichten funktionieren wie Notizen und sind nur in deinem plentymarkets Backend sichtbar und können nicht von deinen Kontakten aufgerufen werden.

So erstellst du eine neue Nachricht:

Klicke auf Neue Nachricht ().
→ Ein Textfeld öffnet sich.
Wähle einen oder mehrere Empfänger:innen aus.
Gib einen Titel ein.
Gib den Text ins Textfeld ein.
→ Über dem Textfeld stehen dir Formatierungsmöglichkeiten für deine Nachricht zur Verfügung.
Hänge über Dateien anhängen eine Datei an, wenn gewünscht.
Klicke auf Senden ().

Die Nachricht kannst du entweder in der Detailansicht des Abonnements unter Messenger öffnen oder in dem Kontakt, zu dem du die Nachricht bzw. Notiz erstellt hast. Gehe dazu in die Kontaktansicht. Eine ausführliche Anleitung zu Kundennotizen findest du im Kapitel Nachrichten mit dem Messenger verwalten.

Stelle noch die Sortierung im Messenger ein, indem du auswählst, ob dir die Nachrichten nach Datum auf- oder absteigend sortiert angezeigt werden sollen.

3.3. Auftragshistorie

Die Auftragshistorie bietet dir eine Übersicht über die ausgeführten Aktionen in einem angelegten Abonnement. Aufgeführt werden nach Datum sortiert z.B. Aktualisierungen von Aufträgen oder das Entsperren und Sperren von Abonnnements. In der Tabelle siehst du, wann die Aktion durchgeführt wurde, von welchem Benutzer, um welche Aktion es sich handelt und in welchem Status des Abonnements die Aktion ausgeführt wurde.

4. Übersicht der Abonnements

In die Übersicht der angelegten Abonnements gelangst du über Aufträge » Abonnement. Hier werden dir alle angelegten Abonnements aufsteigend nach ihrer Auftrags-ID aufgeführt. Darüber hinaus werden dir für jedes Abonnement noch folgende Informationen angezeigt:

Auftrags-ID
Kontakt
Abo-Intervall
Zahlungsart
Status
Start des Abonnements
Ende des Abonnements
Gekündigt
Letzter Durchlauf

Wenn du den Status eines Abonnements ändern möchtest, kannst du dies direkt in der Übersicht vornehmen. Klicke dafür in den Status und wähle aus der Dropdown-Liste den gewünschten Status aus. Für weiterführende Änderungen an einem der in der Übersicht aufgelisteten Abonnements klicke in die Titelzeile. Die Detailansicht des Abonnements öffnet sich und du kannst Änderungen vornehmen. Solange noch kein Auftrag generiert wurde, stehen dir alle Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Ist schon ein Auftrag vorhanden, sind die Bearbeitungsmöglichkeiten eingeschränkt. Es bleibt jedoch weiterhin möglich z.B. das End- und das Kündigungsdatum des Abonnements anzupassen. Auch einen manuellen Durchlauf kannst du jederzeit starten.

Übersichtsabelle individualisieren

Die Übersichtstabelle lässt sich individuell anpassen. Du kannst wählen, welche Tabellenspalten dir in welcher Reihenfolge in der Tabelle angezeigt werden sollen. Passe die Tabelle damit deinen Bedürfnissen und deinem Arbeitsablauf an. Wenn du die Tabelle angepasst hast, wird diese Auswahl gespeichert. Die Tabelle ist jederzeit anpassbar.

Tabelle individualisieren:

Klicke auf Spalten konfigurieren ().
→ Das Fenster Spalten konfigurieren öffnet sich.
Wähle aus, welche Spalten angezeigt werden sollen.
Verschiebe () die Spalten, so dass sie in der Reihenfolge angezeigt werden, in der du sie brauchst.
Klicke auf Bestätigen, um deine Auswahl zu speichern.

4.1. Abonnements suchen

In der Abonnements-Übersicht kannst du Abonnements anhand von Filterkriterien suchen ().

Suche von Abonnements:

Öffne das Menü Aufträge » Abonnement.
Wähle die Filteroptionen aus. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 6.
Klicke auf Suchen ().
→ Die Abonnements, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen, werden aufgelistet.

Tabelle 6. Abonnements suchen
Einstellung	Erläuterung
Suche	Die Suche () durch einen Klick ausführen. Die gefundenen Abonnements werden in der Übersicht aufgelistet.
Reset	Eingestellte Filterkriterien zurücksetzen ().
Auftrags-ID	Jedem Abonnement wird automatisch eine fortlaufende und exklusive Auftrags-ID zugeordnet. Die ID entspricht immer einer echten Zahl.
Intervall	Wähle aus der Dropdown-Liste eines der Intervalle aus, damit dir alle Abonnements mit diesem Intervall angezeigt werden.
Noch kein initialer Durchlauf	Aktiviere diese Option, wenn du nach Abonnements suchen möchtest, für die noch kein Durchlauf, weder manuelle noch automatisch, stattgefunden hat. Wenn du diese Option auswählst, wird die Datumsauswahl darunter gesperrt, da für diesen Suchfilter keine zeitliche Eingrenzung notwendig und somit keine Kombinationsmöglichkeit gegeben ist.
Datumstyp	Wähle in der Dropdown-Liste zwischen Startdatum, Enddatum, Kündigungsdatum oder Datum des letzten Durchlaufs aus. In Kombination mit Auftragsdatum von und Auftragsdatum bis werden dir die Abonnements angezeigt, deren Start-, End- oder Kündigungsdatum im ausgewählten Zeitraum liegt ().
Auftragsdatum von	Definiere in Kombination mit Auftragsdatum bis einen Zeitraum und wähle einen Datumstyp, nach dem gesucht werden soll. Es werden dir Abonnements angezeigt, deren Start-, End- oder Kündigungsdatum in diesem Zeitraum liegt ().
Auftragsdatum bis	Definiere in Kombination mit Auftragsdatum von einen Zeitraum und wähle einen Datumstyp, nach dem gesucht werden soll. Es werden dir Abonnements angezeigt, deren Start-, End- oder Kündigungsdatum in diesem Zeitraum liegt ().
Mandant	Mandanten wählen, um nur Abonnements dieses Mandaten anzuzeigen.
Kontakt	Suche Abonnements eines Kunden über die Kontakt-ID.
Eigner	Wähle aus der Dropdown-Liste einen Eigner aus und suche so die Abonnements dieses Eigners.
Status von	Wähle in Kombination mit Status bis aus der Dropdown-Liste einen Statusbereich aus. Es werden dir die Abonnements angezeigt, die in diesem Bereich liegen.
Status bis	Wähle in Kombination mit Status von aus der Dropdown-Liste einen Statusbereich aus. Es werden dir die Abonnements angezeigt, die in diesem Bereich liegen.
Zahlungsart	Wähle eine Zahlungsart aus der Dropdown-Liste aus. Es werden dir alle Abonnements angezeigt, für die diese Zahlungsart ausgewählt ist.

4.2. Gruppenfunktion: Manueller Durchlauf

In der Übersichtsansicht steht dir auch die Gruppenfunktion Manueller Durchlauf zur Verfügung. Mit dieser Funktion kannst du für bis zu 20 ausgewählte Abonnements auf einmal einen manuellen Durchlauf anstoßen. Wie auch beim Anstoßen eines einzelnen manuellen Durchlaufs in der Detailansicht eines Abonnements, wird der manuelle Durchlauf der Gruppenfunktion sofort ausgeführt.

Gehe wie folgt vor, um die Gruppenfunktion zu nutzen:

Öffne das Menü Aufträge » Abonnement.
Suche nach den Abonnements, für die du einen manuellen Durchlauf anstoßen möchtest.
Wähle die entsprechenden Abonnements aus.
Klicke auf Manueller Durchlauf.
→ Ein manueller Durchlauf für die ausgewählten Abonnements wird ausgeführt. Konnte für eines oder mehrere Abonnements kein manueller Duchlauf ausgeführt werden, z.B., weil das Abonnement schon beendet ist, wird dir dies in einer Fehlermeldung angezeigt.

4.3. Abonnements in der Auftragsübersicht

In der Auftragsübersicht im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten werden die durch die Abonnements generierten Aufträge aufgelistet. In der Titelzeile des Auftrags wird dir angezeigt, zu welchem Abonnement ein Auftrag gehört. Wenn du auf die ID des Abonnements klickst, wirst du zur Detailansicht des Abonnements geleitet. Hier kannst du das ausgewählte Abonnement bearbeiten.

Die Aufträge eines Abonnements verwaltest du hier in der Auftragsübersicht, wie andere Aufträge auch. Eine Beschreibung der Bearbeitungsmöglichkeiten findest du im Kapitel Aufträge bearbeiten.