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Seriennummern

Eine Seriennummer ist eine alphanumerische Zeichenkette, die ein einzelnes Exemplar eines Artikels eindeutig kennzeichnet. Seriennummern ermöglichen die Rückverfolgbarkeit eines verkauften Artikels im Fehler- oder Problemfall und erleichtern somit das Aufspüren von gestohlenen oder gefälschten Produkten. Beispiele für Artikel mit Seriennummern sind Autos, Elektronik und Haushaltsgeräte.

Stell dir zum Beispiel vor, du verkaufst Mobiltelefone. Dein Hersteller versieht jedes Handy mit einer eindeutigen Seriennummer. Jedes Mal, wenn du eines der Handys verkaufst, soll plentymarkets protokollieren, welches Exemplar verkauft wurde. Mit anderen Worten soll plentymarkets festhalten, welche Seriennummer welcher Bestellung entspricht. So bleibt deine Firma auf der sicheren Seite. Falls ein Artikel retourniert wird, kannst du die Seriennummer prüfen und sicherstellen, dass du keine Fälschung erhältst.

1. Pool von Seriennummern aufbauen

1.1. Seriennummern im Artikeldatensatz eingeben

Erstelle zuerst einen Pool von Seriennummern in plentymarkets. Stell dir zum Beispiel vor, du verkaufst Elektronikartikel und hast gerade 50 Exemplare eines Handys von deinem Hersteller erhalten. Jedes Exemplar hat eine eigene Seriennummer. Zuerst gibst du alle 50 Seriennummern in plentymarkets ein. Damit erstellst du einen Pool von verfügbaren Seriennummern für diesen Artikel.

Wie viele Seriennummern möchtest du eingeben? Wenn du nur wenige Seriennummern eingeben möchtest, dann empfiehlt es sich, diese manuell in den Artikeldatensatz einzugeben. Wenn du aber große Mengen an Seriennummern eingeben möchtest, dann ist es wahrscheinlich schneller, sie zu importieren.

Seriennummer manuell eingeben:

  1. Öffne das Menü Artikel » Artikel bearbeiten.

  2. Suche und öffne den Artikel.

  3. Klicke in der obere Symbolleiste auf das Symbol Seriennummern ().
    → Das Fenster Seriennummern wird geöffnet.

  4. Gib unter Neue Seriennummern eine Seriennummer ein.

  5. Speichere () die Seriennummer oder drücke die Enter-Taste, um die Seriennummer zu speichern.

Seriennummern importieren

Nutze das Import-Tool, wenn du große Mengen an Seriennummern auf einmal eingeben möchtest. Verwende dazu das Seriennummer Zuordnungsfeld innerhalb des Artikel Sync-Typs.

1.2. Erstellte Seriennummern suchen, bearbeiten oder löschen

Sobald du eine Seriennummer eingegeben hast, wird sie dir in der Übersicht angezeigt:

  • Freie Seriennummern werden in grün dargestellt, d.h. Seriennummern, die noch keinem bestimmten Auftrag entsprechen.

  • Verwendete Seriennummern werden in rot dargestellt, d.h. Seriennummern, die bereits einem bestimmten Auftrag entsprechen. Die Auftrags-ID wird mit angezeigt.

1.2.1. Seriennummer suchen

Im oberen Bereich des Pop-up-Fensters suchst du gezielt nach Seriennummern.

Seriennummer suchen:

  1. Öffne das Menü Artikel » Artikel bearbeiten.

  2. Suche und öffne den Artikel.

  3. Klicke in der obere Symbolleiste auf das Symbol Seriennummern ().
    → Das Fenster Seriennummern wird geöffnet.

  4. Lege mit der Dropdown-Liste Status fest, ob du nach allen, freien oder verwendeten Seriennummern suchen möchtest.

  5. Optional: Gib die gesuchte Seriennummer in das Suchfeld ein.

  6. Klicke auf Suchen ().
    → Die gefilterten Seriennummern werden angezeigt.

1.2.2. Seriennummer bearbeiten

Solltest du jemals versehentlich eine falsche Seriennummer eingeben, suche einfach nach der Nummer und bearbeite sie.

Seriennummer bearbeiten:

  1. Suche nach der Seriennummer.

  2. Klicke auf Bearbeiten ().

  3. Gib eine neue Seriennummer ein.

  4. Speichere () die Seriennummer.

1.2.3. Seriennummer löschen

Seriennummern kannst du entweder einzeln löschen, oder du kannst die Dropdown-Liste Auswahl verwenden, um mehrere Seriennummern gleichzeitig zu löschen. Zum Beispiel alle freien Seriennummern oder alle Seriennummern, die an einem bestimmten Datum erstellt wurden.

Mehrere Seriennummern gleichzeitig löschen:

  1. Suche nach den Seriennummern.

  2. Nutze die Dropdown-Liste Auswahl, um Seriennummern auszuwählen (), z.B. alle Nummern, freie Nummern oder Seriennummern, die an einem bestimmten Datum erstellt wurden.

  3. Klicke auf das Löschen-Symbol () in der Zeile Auswahl.

Warum funktioniert die Dropdown-Liste nicht?

Die Drop-Down-Liste Auswahl kann ziemlich verwirrend sein. Wähle zuerst eine Option aus der Dropdown-Liste. Klicke dann irgendwo außerhalb der Dropdown-Liste, so dass sie nicht mehr blau umrandet ist. Klicke schließlich nochmal auf die Dropdown-Liste. Erst dann werden die Seriennummern ausgewählt.

2. Seriennummern zu Bestellungen zuordnen

Jedes Mal, wenn du einen Artikel mit einer Seriennummer verkaufst, soll plentymarkets protokollieren, welches Exemplar verkauft wurde. Mit anderen Worten soll plentymarkets festhalten, welche Seriennummer welcher Bestellung entspricht.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Seriennummern zuzuordnen:

2.1. Eine bestimmte Seriennummer aus dem Pool zuweisen

Haben deine Artikel bereits Seriennummern? Stell dir zum Beispiel vor, du verkaufst Mobiltelefone. Dein Hersteller versieht jedes Handy vorab mit einer eindeutigen Seriennummer. Jedes Mal, wenn du eines der Handys verkaufst, soll plentymarkets protokollieren, welches Exemplar verkauft wurde. Mit anderen Worten soll plentymarkets festhalten, welche Seriennummer welcher Bestellung entspricht.

Dazu scannt dein Lagermitarbeiter die Seriennummer, während er den Artikel im Lager kommissioniert. Die Seriennummer wird automatisch der Bestellung zugeordnet. Die Seriennummer wird auch automatisch auf der Kundenrechnung angezeigt.

2.1.1. Welche Artikel sollen gescannt werden können?

Dein Lagermitarbeiter wird die Seriennummer eines Artikels nur dann scannen können, wenn du den Artikel zur Verfügung gestellt hast.

Das Scannen eines Artikels ermöglichen:

  1. Öffne das Menü Artikel » Artikel bearbeiten.

  2. Suche und öffne den Artikel, der gescannt werden können soll.

  3. Wechsele in das Tab Global.

  4. Wähle für die Option Seriennummer die Einstellung Ja.

  5. Speichere () die Einstellungen.

Arbeitest du mit vielen Artikeln?

Verwende die sogenannte Artikel-Gruppenfunktion, um die Einstellung für mehrere Artikel gleichzeitig zu speichern.

2.1.2. Baue den Prozess

Erstelle einen Kommissionierungsprozess, mit dem dein Lagermitarbeiter Artikel pickt und deren Seriennummern scannt. Verwende dazu die Aktion "Seriennummer" zusammen mit der Subaktion "Seriennummern erfassen".

Das folgende Video-Tutorial enthält ein Beispiel für das Scannen von Seriennummern innerhalb eines größeren Kommissionierungsprozesses:

Sehe, wie Seriennummern in einem Beispielprozess gescannt werden
Seriennummern, die nicht bereits im Artikeldatensatz existieren

Soll es möglich sein, Seriennummern zu scannen, die nicht zuvor in deinem Pool von Seriennummern im Artikeldatensatz gespeichert wurden? Falls ja, öffne die Subaktion Seriennummern erfassen und setze die Option Neue Seriennummern auf Erlauben.

Diese Methode kann Zeit sparen, da die Seriennummern nicht vorab gespeichert werden müssen. Allerdings ist sie auch fehleranfälliger. Was ist zum Beispiel, wenn dein Lagermitarbeiter versehentlich die EAN scannt? plentymarkets hätte keine Möglichkeit, zu verifizieren, ob es sich hier um eine echte Seriennummer handelt oder nicht.

2.2. Eine x-beliebige Seriennummer aus dem Pool zuweisen

Haben deine Artikel noch keine Seriennummern? Verkaufst du zum Beispiel digitale Ware wie Software? In diesem Fall entspricht die Software keiner bestimmten Seriennummer im Vorfeld. Du willst lediglich irgendeine verfügbare Seriennummer der Download-Datei zuweisen.

Erstelle in diesem Fall eine Ereignisaktion, die einem Artikel automatisch eine Seriennummer zuweist, sobald die Bestellung vollständig bezahlt wurde. Die Seriennummer wird auch automatisch auf der Kundenrechnung angezeigt.

Ereignisaktion einrichten
  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen ().
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen eindeutigen Namen für die Ereignisaktion ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 1.

  5. Speichere () die Einstellungen.

  6. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 1 vor.

  7. Setze ein Häkchen bei Aktiv ().

  8. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 1. Ereignisaktion zum automatischen Zuordnen von Seriennummern
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Zahlung: Vollständig

Aktion

Artikel

Seriennummer zuordnen

3. Seriennummern exportieren

Möchtest du Seriennummern aus deinem plentymarkets System exportieren? Willst du zum Beispiel deinem Hersteller einmal täglich eine Liste aller verwendeten Seriennummern schicken? Nutze dazu den sogenannten FormatDesigner! Genauer gesagt, verwende ItemSerialNumber innerhalb des Artikel-Formattyps.

4. Retouren mit Seriennummern annehmen

Sicherlich werden Artikel hin und wieder zurückgegeben. Aber was ist zu tun, wenn ein Artikel mit einer Seriennummer zurückgeschickt wird?

4.1. Bestelldaten anhand einer Seriennummer suchen

Als Erstes möchtest du wahrscheinlich herausfinden, welcher Auftrag der Seriennummer entspricht. Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu tun:

4.2. Seriennummer löschen und neu erstellen

Die Seriennummer wurde bereits dem ursprünglichen Auftrag zugeordnet. Leider ist es aktuell nicht möglich, bereits verwendete Seriennummer wieder freizugeben. Deine einzige Möglichkeit ist es, die Seriennummer manuell zu löschen und eine neue Seriennummer zu erstellen.

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